Outsourcing usług – dlaczego warto?

Artykuł sponsorowany

 

 

Dzisiaj chciałam Wam przedstawić temat outsourcingu, czyli zlecania usług na zewnątrz, do innych firm lub freelancerów. Jest to jeden ze sposobów na oszczędzanie czasu, dzięki temu można się skupić na rozwijaniu biznesu. Wiele osób boi się tego, ponieważ uważają, że sami zrobią wszystko lepiej albo że ich na to nie stać. W rezultacie ich biznes rozwija się bardzo wolno, ponieważ nie da się dobrze wszystkiego zrobić samemu.

 

Jak zacząć i co zlecać?

 

Myślę, że kluczem jest tutaj poukładanie sobie w odpowiedniej hierarchii tego, co zajmuje Ci najwięcej czasu i czego bardzo nie lubisz robić lub tego, na czym się kompletnie nie znasz i nie masz najmniejszej ochoty się tego uczyć.

Ja na przykład nie znam się na księgowości, nie lubię papierologii i nie mam ochoty siedzieć w przepisach podatkowych, dlatego już od pierwszego dnia mojej firmy mam zewnętrzne biuro księgowe. Męczy mnie nawet samo comiesięczne przygotowywanie dokumentów dla księgowości, więc jakby się dało to też bym to przekazała komuś innemu.

Nie znam się też zupełnie na montażu video czy audio, więc gdybym musiała coś takiego zrobić to na pewno poszukałabym odpowiedniego wykonawcy od takich rzeczy.

 

Ale po kolei. Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle warto zlecać usługi na zewnątrz:

 

  1. Oszczędność czasu – oczywista oczywistość! Zrobienie pewnych rzeczy samemu może zabrać dużo więcej czasu niż kiedy zrobi to ktoś, kto ma w tym większą wprawę. A dzięki temu nie musimy stać w miejscu i możemy się zająć czymś innym.
  2. Niższe koszty. Technologia tak się posunęła do przodu, że możemy współpracować z firmami/osobami z całego świata wyłącznie za pomocą skrzynki mailowej i Skype’a. Dzięki temu można porównać oferty z dowolnych firm np. z innego miasta lub z innego kraju i wybrać najbardziej optymalną. Do pewnych zadań wcale nie trzeba nikogo zatrudniać na etat. Możesz też np. sprawdzić koszt usługi, która Cię interesuje na stronie Kalkulatora dla firm
  3. Nie możesz zrobić wszystkiego – umówmy się, nikt z nas nie jest robotem, nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego, co sobie zaplanujemy na tip top w określonym buforze czasu. Cierpi przez to nasz biznes albo rodzina.

 

Chcesz się dowiedzieć, co ja zlecam na zewnątrz? Proszę bardzo:

 

  • Księgowość – moje biuro księgowe ma dostęp do moich faktur sprzedażowych na bieżąco, a ja tylko podsyłam im co miesiąc wszystkie faktury kosztowe, reszta mnie tak naprawdę nie interesuje. Mają upoważnienie do reprezentowania mnie przed Urzędem Skarbowym i ZUSem, więc tam pojawiam się bardzo rzadko. Dostaję od biura tylko informację mailową o podatkach do zapłacenia, ewentualnie jakieś prośby o dodatkowe dokumenty i niczym więcej nie muszę się zajmować. Zawsze byłam słaba z matematyki i rachunkowości, więc to dla mnie duża ulga, że nie muszę się tym zajmować.
  • Wierzytelności/Kwestie prawne – co prawda, prowadzę firmę już 10 lat i z reguły jeśli jest jakiś problem z płatnością ze strony klientów albo klient nie dopełnił warunków umowy to na upartego jakieś pismo potrafiłabym napisać. Znam takich co sami się w sądzie reprezentują 🙂 Wolę jednak zostawić to prawnikom, bo inaczej musiałabym siedzieć w internecie godzinami i zastanawiać się jak zrobić to czy tamto albo jakie mam możliwości w danej sytuacji. Wolę zapłacić i niech prawnik sam napisze pismo – zresztą pismo podpisane przez Kancelarię Prawną nawet groźniej wygląda, dzięki czemu efekty są lepsze 🙂
  • Grafika/Kodowanie – mimo, że kiedyś zajmowałam się projektowaniem graficznym i kodowaniem, to dzisiaj już nie chcę się tym zajmować. A że mam swój zespół w firmie to wolę im podrzucać takie tematy 🙂 Ja wolę się skupić na zarządzaniu firmą
  • Tłumaczenia językowe – najczęściej język angielski. Zlecałam tłumaczenie całej naszej strony firmowej, mimo, że angielski dość dobrze znam, ale zwyczajnie chciałam to mieć po prostu jak najszybciej zrobione. Wiedziałam, że sama będę się za to zabierać jak pies do jeża. A dzięki temu, że zleciłam, miałam to gotowe już po 2 dniach i mogłam odhaczyć kolejny punkt z listy oraz zabrać się za wprowadzanie tłumaczeń na stronę. Zlecam też czasem przetłumaczenie oferty dla klienta zagranicznego albo specyfikacji, żeby móc to szybciej wysłać do klienta.
  • Dodatkowo mam narzędzia (darmowe i płatne), które pomagają mi mocno w pracy i sprawiają, że biznes jest częściowo zautomatyzowany, pisałam o tym TUTAJ

 

Oczywiście zlecać można dużo więcej, na przykład:

 

  • Copywriting – ciężko mi zrozumieć, czemu część klientów nadal upiera się, że samodzielnie napisze teksty do stron, które mamy im stworzyć. Po pierwsze, klienci w większości nie wiedzą jak należy to robić i jeśli zabiera się za to np. sekretarka, która nie ma pojęcia o marketingu i sprzedaży to wychodzi z tego coś, co zupełnie nie nadaje się do użytku. Firma na tym traci, ponieważ teksty nie będą mówić o korzyściach, nie będą wzbudzać zaufania do firmy ani budować silnego wizerunku. Poprzez oszczędność  kilkuset złotych firmy tracą szansę na dużo większe profity np. poprzez zapytania ze strony internetowej. Nie mówiąc o tym, że ktoś, kto nie jest wprawiony w pisaniu takich rzeczy, będzie potrzebował dużo czasu na zrobienie tego, przez co cały projekt może się przeciągnąć o kilka miesięcy.
  • Budowanie strony www, projekty graficzne – widzę często na grupach dyskusyjnych świeżych przedsiębiorców, którzy ambitnie próbują sami zrobić logo albo stronę www, a potem płaczą bo inne osoby skrytykowały to, co zrobili albo klienci zupełnie nie są do tego przekonani. Koniec końców, większość takich osób i tak zleca potem te prace na zewnątrz. Ale czy nie lepiej zrobić to od razu i skupić się np. na pozyskiwaniu klientów?
  • Zadania administracyjne – do tego ja się przymierzam od jakiegoś czasu. Są osoby, które oferują usługę Wirtualnego Asystenta. Jest to usługa polegająca na odciążeniu klientów w prostych, acz czasochłonnych czynnościach – może to być przygotowywanie ofert, prowadzenie Facebooka, wystawianie faktur, przygotowywanie umów itp. Ostatnio bardzo modna usługa.
  • Obsługa klienta – warto się zastanowić nad tym, jeśli sporo czasu zajmuje Ci odpowiadanie na pytania i problemy klientów. Doświadczenie, jakie klient ma z naszą firmą, determinuje czy będzie kontynuował współpracę i polecał firmę znajomym. Jeśli nie jesteś w stanie na bieżąco być w pełnej gotowości, aby klientom pomóc, może to jest moment na to by przemyśleć, czy tego komuś nie zlecić?
  • Tworzenie baz danych – w mojej opinii tworzenie np. listy potencjalnych klientów albo zestawienia wydatków to bardzo nudne i czasochłonne zajęcie, podobnie jak księgowość i z pewnością jakbym musiała coś takiego zrobić, to bym to zleciła na zewnątrz.
  • Marketing w Social Media – prowadzenie Facebooka i kilku innych dodatkowych kont, komentowanie, szukanie postów, przeglądanie Brand24 – to trzeba robić codziennie i w zasadzie jest to największy pożeracz czasu. .
  • Pakowanie i wysyłka paczek – jeśli masz sklep internetowy to z pewnością większość dnia zajmują Ci właśnie te 2 czynności. A tymczasem okazuje się, że zlecając to na zewnątrz, wcale nie musi to dużo kosztować, a jest bardzo wygodne.
  • Korekta tekstów blogowych – jeśli piszesz chaotycznie i robisz literówki, to koniecznie powinieneś zastanowić się nad zleceniem tego komuś innemu. Zyskasz na tym wizerunkowo – Twoje teksty będzie się po prostu lepiej czytało Twoim czytelnikom Zobacz, jak przekonała się do tego Pani Swojego Czasu

 

… i wiele innych podobnych zadań…

 

Mam nadzieję, że powyższy artykuł przekona Cię do tego, by spróbować zlecać różne zadania na zewnątrz, a Ty dużo szybciej osiągniesz swoje biznesowe cele. Trzymam kciuki!

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!

Opt In Image
Darmowy ebook!

Dopisz się, aby otrzymać ebook "Narzędzia i książki, które pomogą Ci w biznesie", a także powiadomienia o każdym nowym wpisie na blogu!

Zobacz także

  • Warto przekazać część zadań na zewnątrz, by skupić się na tym, co dla nas w biznesie najważniejsze. A jeśli się znajdzie zaufaną osobę, która ogarnia – współpraca jest czystą przyjemnością 🙂

  • Tak jak korzysta się z pieniędzy innych ludzi (kredyt) tak również należy korzystać z czasu innych ludzi. Jest to podstawa prowadzenia biznesu. Bez tego człowiek nie prowadzi biznesu tylko utworzył sobie miejsce pracy.

  • Przed outsoursingiem warto pomyśleć o automatyzacji. Część zadań da się zautomatyzować przy użyciu kilku sprytnych programów i skryptów 🙂 Wczoraj np. smacznie sobie spałem a serwer „nazbierał” mi bazę danych z ponad 6000 wpisów które ręcznie bym pewnie zbierał kilka tygodni.

  • maciek7

    Outsourcing zaczelem doceniac przy wlasnym biznesie szczegolnie wtedy kiedy postanowilem wprowadzic swoje produkty na rynek niemiecki. Skorzystalem z pomocy goglobal24.com ktora transportuje moje przesylki do Angli i wreszcie moge skupic sie na funkcjonowaniu wlasnej firmy.