Dlaczego warto pytać klientów o budżet?

Znam wiele osób, które często marnują czas na tworzenie oferty dla klienta, który nigdy z niej nie skorzysta. Samej mi się nieraz zdarzyło na początku działalności. Ale na szczęście jest sposób, by tego nie robić i “przefiltrować” klienta na samym początku rozmowy. Jest to pytanie o budżet.

 

Słynne pytanie – każdy wie, że trzeba o to klienta spytać, ale kiedy przychodzi co do czego i klient odpowiada “nie wiem, proszę coś zaproponować”, większość osób szybko się poddaje i siada grzecznie do robienia oferty.. Ludzie chyba wciąż boją się rozmawiać o pieniądzach, a szkoda bo czas to pieniądz. A czas spędzony na robieniu oferty dla kogoś, kto nie zamierza nic kupić, to czas stracony.

 

Z jednej strony należy trochę zrozumieć klienta – przychodzi do Ciebie, pyta o ofertę, a Ty na wstępie pytasz go, ile ma pieniędzy. Może się mu to wydać nieeleganckie, ale najprawdopodobniej zwyczajnie boi się, że jeśli powie Tobie, że ma na to zlecenie 10.000 zł, to Ty mu zrobisz ofertę na 9.950 zł. Być może niektóre firmy tak robią, ale musisz klientowi wyraźnie wytłumaczyć, że nie o to chodzi.

 

Tutaj chodzi o czas jednej i drugiej strony, bo tak naprawdę obie strony angażują się w przygotowanie oferty. Obie strony wyjaśniają różne wątpliwości i tworzą ostateczny kształt oferty, spotykając się, telefonując do siebie i pisząc maile. W mojej pracy nierzadko przygotowanie samej oferty to 2-3 dni pracy, jeśli jest to np. bardzo rozbudowana strona www. Czasem sama analiza specyfikacji (jeśli ma np. kilkadziesiąt stron) pochłania bardzo dużo czasu – choć to i tak pół biedy, jak klient wie czego chce. Najczęściej spotykam się jednak z sytuacją, kiedy klient dostaje polecenie z góry, żeby znaleźć firmę wykonawczą, ale niestety on sam ma małą wiedzę w tym temacie.  Przerzuca więc większość pracy na wykonawcę, łącznie ze stworzeniem specyfikacji praktycznie od zera…Ale to temat na inny wpis, przyjrzyjmy się teraz typowej sytuacji, jaka ma bardzo często miejsce.

 

Przykład:

załóżmy, że jesteś w branży informatycznej i odpowiadasz za przygotowanie oferty.

 

Dzień 1

Otrzymujesz zapytanie – stworzenie portalu internetowego. Załącznik: jedna strona A4, wszystko bardzo ogólnie napisane – nie da rady tego wycenić bo jest za mało szczegółów, a w tej branży właśnie szczegóły decydują o cenie. Odzywasz się więc do klienta i prosisz o szczegółową specyfikację. Klient odpowiada, że jej nie ma, ale możecie się spotkać. Akurat tak się składa, że klient może tylko w godzinach szczytu. Dojazd na spotkanie zajmuje Ci więc godzinę, powrót do biura również (jeśli klient jest z tego samego miasta, bo znam też osoby, które jadą w ciemno na spotkania na drugi koniec Polski…). Samo spotkanie w celu doprecyzowania specyfikacji schodzi około 4-5 godzin. Masz praktycznie cały dzień pracy z głowy.

 

W trakcie spotkania odnosisz wrażenie, że będzie to bardzo zaawansowany projekt i już w myślach zaczynasz tworzyć wstępny kosztorys rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Ale to klient, który przecież poważnie podchodzi do Ciebie i do projektu – na pewno wie, co robi i jest przygotowany na spory wydatek…

 

Dzień 2

Następnego dnia z samego rana siadasz do wyceny, bo klientowi bardzo się śpieszy i prosił o podesłanie jej do 2 dni roboczych. Najpierw musisz przepisać notatki ze spotkania. Musisz to jednak zrobić w sposób bardzo dokładny, aby można było taką specyfikację pokazać reszcie zespołu i uzgodnić ją z nim. Zajmuje Ci to więc około godziny/dwóch. Następnie idziesz do grafika, odciągasz go od jego obecnego zadania i przedstawiasz mu koncept nowego projektu. Mniej więcej po godzinie masz pogląd co i jak – jakie są jego pomysły i ile mniej więcej będzie to dla niego pracy. Na tej podstawie stworzysz sobie kosztorys grafiki. Teraz idziesz do programistów. Oni również odrywają się od swojej pracy i tutaj niestety rozmowa trwa o wiele dłużej niż u grafika. Po 4-5 godzinach masz w końcu pogląd tego, co można klientowi zaproponować i w jakiej kwocie mniej więcej. Teraz trzeba to spisać w ładną ofertę. Ale ups… nie dzisiaj, bo już 16-ta, koniec pracy, jak to zleciało!

 

Dzień 3

Ostatni dzień na wysłanie klientowi oferty zgodnie z obietnicą mu daną. Od rana atakują Cię jednak “pilne” telefony i wszyscy robią wszystko, by przeszkodzić Ci w tworzeniu oferty…

Walczysz z upływem czasu i zaczynasz się niesamowicie stresować, czy zdążysz.. Odmawiasz sobie śniadania i lunchu, żeby tylko skupić się na tej ofercie. W końcu po 6 godzinach  jest! Wypieszczona i piękna oferta… za pięć szesnasta wysyłasz maila do klienta z załącznikiem. Ogarnia Cię ogromne zmęczenie i z przerażeniem patrzysz na swoją skrzynkę e-mailową.. po 3 dniach Twojej “nieobecności” trochę się nazbierało… Ale równocześnie czujesz cholerną satysfakcję – w końcu wysłałeś właśnie ofertę na duży i ciekawy projekt, jutro pewnie z rana klient zadzwoni podekscytowany i będzie chciał natychmiast zacząć pracę…

 

Niestety, nic takiego się nie dzieje. Klient nie odzywa się przez kolejne 3 dni, aż w końcu postanawiasz do niego zadzwonić. Już pomijam sytuacje, kiedy klientowi jest głupio przed Tobą i temat, który był wcześniej bardzo pilny, nagle nie jest już taki pilny, bo go zwyczajnie nie stać na Ciebie i nie umie się do tego przyznać. W tym celu nie odpisuje na Twoje maile i nie odbiera telefonów przez kolejny miesiąc… Ale wróćmy do wersji optymistycznej, kiedy klient odbierze telefon za pierwszym razem 🙂 Tego, co usłyszałeś w słuchawce się nie spodziewałeś.. Okazało się, że chciał na ten projekt przeznaczyć jakieś 20% kwoty, jaką zaproponowałeś w wycenie….

 

Czujesz tą frustrację ? I ten zmarnowany czas? 3 dni!!

 

Ile w tym czasie mógłbyś zrobić… i zarobić! Nie mówiąc o Twoich kolegach z pracy, którzy też stracili kilka godzin na analizy..

 

Gdybyś tylko na samym początku spytał o budżet….

 

Dlatego właśnie ja nie siadam nawet do oferty, jeśli nie znam budżetu klienta. Po prostu wiem, jak to wygląda – w większości przypadków budżet klienta jest dużo mniejszy niż powinien być.

 

Oczywiście znajomość budżetu to niekoniecznie powód do tego, by sobie od razu podziękować. To też okazja do negocjacji. Jeśli znasz budżet, możesz zaproponować inne rozwiązanie i nadal obie strony będą zadowolone.

 

Przykład strony internetowej – żeby obniżyć jej koszt, zamiast kosztownej, indywidualnej grafiki, można zaproponować gotowy szablon, których pełno w sieci. A zamiast autorskiego systemu CMS – WordPress. Można też usunąć z oferty to, co nie jest potrzebne na już, a co można dodać później, kiedy klient zacznie już zarabiać za pomocą strony, którą mu zrobiłeś. Możesz też zaproponować inne rozwiązanie jakiegoś problemu – sporo tańsze, a równie dobre. Podobnych przykładow jest mnóstwo w każdej branży. Możesz tak naprawdę całkiem inaczej podejść do tego wszystkiego i bardziej dopasować się do klienta. On to doceni. Będzie widział, że starasz się mu pomóc i jesteś elastyczny, a nie że chcesz mu sprzedać najdroższe rozwiązanie.

 

Pamiętaj, że ta sytuacja, którą opisałam to również strata czasu dla klienta – w końcu musiał się z Tobą spotkać, odbyć kilka rozmów telefonicznych, również porozmawiać ze swoimi kolegami w pracy czy szefem, żeby zapytać o rzeczy, których nie wiedział. I być może również ma w tym samym momencie nadzieję, że to z Tobą podpisze kontakt, bo zrobiłeś na nim dobre wrażenie na spotkaniu i bardziej jest zaangażowany w rozmowy z Tobą, niż z innymi firmami. Twój klient poczuje dokładnie to samo rozczarowanie, co Ty, kiedy otrzyma ofertę – a do tego będzie mu głupio, że Ci niepotrzebnie czas zabrał, a Ty się tak starałeś…

 

Ok, wszystko jasne, ale “klienci nie chcą podawać budżetów”, powiedzą niektórzy. Nic bardziej mylnego. Z mojego doświadczenia wynika inaczej. Boją się tylko z początku, ale trzeba ich “pociągnąć za język” i wytłumaczyć to wszystko, o czym była tu mowa. Pamiętaj, że klient to też człowiek, po prostu bądź szczery, wytłumacz, że przygotowanie tej oferty zajmie Ci bardzo dużo czasu i chciałbyś wiedzieć, że masz jakiekolwiek szanse na nawiązanie tej współpracy.

 

Nie daj się zwieść, w 95% przypadków klienci zawsze mają jakieś wyobrażenie, ile chcą wydać. Tylko nie chcą tego podawać, bo się zwyczajnie boją.. Niestety u nas jeszcze brak podejścia, jakie mają zagraniczni klienti, kiedy to od razu w pierwszym mailu z zapytaniem podają kwotę, jaką dysponują 🙂 Ale to się powoli u nas też zmienia.

 

Co robić, jeśli klient upiera się, żeby nie podawać budżetu ?

 

Jeśli klient odpowiada w stylu “nie wiem, proszę coś zaproponować”, zapytaj go: “ale mówimy o kwocie bliższej 5.000, 15.000 czy 50.000 zł”? To bardzo często działa.

 

Możesz też zamiast tego sam powiedzieć, jakie to mogą być widełki i zobaczyć reakcję klienta. Np. jeśli powiesz “przypuszczam, że coś takiego, o czym teraz rozmawiamy, może kosztować w granicach x-x zł – czy chciałby Pan porozmawiać o szczegółach?” to już w tym momencie klientowi zapali się żarówka…. Jeśli nie był przygotowany na taki wydatek to od razu powie Ci, że ma mniej pieniędzy lub że konkurencja zaproponowała zupełnie inną cenę. I to już jest jakiś konkret do dalszych rozmów.

 

Powodzenia! 🙂

 

 

 

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!