Wirtualne Biuro dla małej firmy – czy warto?

Artykuł sponsorowany

 

Dzisiaj opowiem Ci trochę o zaletach posiadania Wirtualnego Biura i jak to się przyczyniło do rozwoju mojej firmy.

 

Kiedy zaczynałam firmę, miałam “normalne”, fizyczne biuro – na początek bardzo skromne, ale w kamienicy w centrum miasta, później większe, z własną łazienką i bezpośrednim wejściem od ulicy, a potem jeszcze większe. Ale to ostatnie biuro było w takim okresie, w którym uświadomiłam sobie, że większość klientów spotykam jeżdżąc do nich albo załatwiam z nimi wszystko przez Internet. Moi pracownicy stwierdzili, że tak naprawdę, do naszego biura klient zagląda może raz na 6 miesięcy, a płaciłam za nie całkiem sporo. W tamtym czasie miałam też problemy finansowe w firmie. Zaczęliśmy się więc zastanawiać, czy jest sens tyle płacić tylko po to, byśmy mogli sobie sami w tym biurze siedzieć? Nie było nas wtedy dużo, bo tylko 4 osoby, więc pomyślałam, że zdalne zarządzanie takim zespołem nie może być trudne. I miałam rację.

 

Przemyślałam sobie wtedy wszystkie za i przeciw – koszty i czas dojazdu (mieszkałam wtedy poza miastem), czynsz, rzeczywistą potrzebę posiadania lokalu i to, czy klientom będzie w jakiś sposób przeszkadzać, że jesteśmy firmą pracującą bez biura. W tamtych czasach za granicą zaczynała być już modna idea “Remote Team”, ale u nas jeszcze niektórzy kręcili nosem, jak słyszeli, że pracuję z domu. Przez jakiś czas więc nie chwaliłam się tą informacją moim klientom tzn. jeśli spytali, to wtedy mówiłam prawdę, ale jeśli nie pytali, nie informowałam ich o tym specjalnie. Chciałam testowo popracować z domu przez 12 miesięcy i zobaczyć, jak to jest. Chciałam sprawdzić, czy przede wszystkim mnie to będzie odpowiadać i czy będę w stanie zmotywować się w domu do pracy, czy mój zespół też da radę tak pracować, jak to wpłynie na wizerunek firmy i czy przez to klienci mogą nie chcieć ze mną współpracować. Oprócz tego chciałam trochę odsapnąć finansowo i poukładać pewne sprawy. Myślałam sobie, że w razie czego zawsze mogę znów wynająć jakieś biuro. Okazało się, że przez cały rok żaden z klientów nie spytał mnie o biuro. Potem minął kolejny rok i następny…

 

W tym roku mija 6 albo 7 lat, od kiedy pracuję z domu. Nie pamiętam, kiedy ostatnio jakiś klient zapytał mnie, gdzie mamy biuro. A jeśli spytał to mu to zupełnie nie przeszkadzało bo nie pamiętam sytuacji, żeby ktoś zrezygnował ze współpracy z nami tylko dlatego, że nie mamy fizycznego biura. Mniej więcej od tamtej pory współpracuję cały czas na stałe z tym samym programistą (mój pierwszy email do niego z zapytaniem o współpracę jest z 2012 roku), z całą resztą zespołu również pracuję już kilka lat (copywriterka, graficy, drugi programista). Jak do tej pory nam się to bardzo dobrze sprawdza.

 

W ostatnich latach w zasadzie większość tematów z klientami załatwiamy już przez Internet bo mamy klientów z całej Polski. Wiele rzeczy udaje się zrobić dzięki dzisiejszej technologii – zaprezentować projekt, podpisać umowę czy porozmawiać na żywo (np. przez Skype). Prowadzenie projektu rozwiązujemy poprzez nasz CRM – o czym pisałam tutaj. Nawet pozyskanie klienta często nie wymaga już chwytania za telefon, jak dawniej – wystarczy email lub Facebook.

 

Kiedy zaczynałam pracować w domu, nie sądziłam, jaką mi to da wygodę i wolność. Nie muszę się rano śpieszyć, żeby zdążyć do pracy – idę do drugiego pokoju i już jestem w pracy 🙂 Mogę więc zacząć dzień nieco wolniej i leniwiej – od porannej kawy i śniadania. Mogę na spokojnie rano popracować nad własnymi projektami, zanim zacznę tematy firmowe. Mogę wyjechać w dowolne miejsce na świecie i tam pracować, wystarczy, że mam ze sobą laptop. Nie mówiąc o tym, że praca w domu nauczyła mnie bardzo dobrej organizacji pracy i dyscypliny, czego nie miałam pracując w biurze. Niestety nie mam podzielnej uwagi, dlatego pracując z innymi osobami w biurze bardzo łatwo wytrącam się z uwagi i potem nie mogę się skupić na pracy. Odkryłam, że znacznie bardziej efektywna jestem pracując samodzielnie w cichym pomieszczeniu. Myślę, że w ciągu tych kilku lat, kiedy pracuję z domu, rozwinęłam firmę dużo szybciej niż wcześniej.

 

Pewnie zapytasz – jak zatem rozwiązana jest u mnie kwestia np. odbierania przesyłek sądowych czy urzędowych? Nie, nie mam firmy zarejestrowanej w domu. Nigdy bym tego nie chciała bo jednak dom to dom, a praca to praca. Wolę te dwie sfery oddzielić. Nie chciałabym, aby klienci czy urzędnicy przychodzili mi do domu.

 

W takiej sytuacji z pomocą przychodzi usługa Wirtualnego Biura. Jest to usługa polegająca na tym, że firma, która posiada fizyczne biuro, podnajmuje Tobie tak zwany Wirtualny Adres. Jest to w gruncie rzeczy realny adres siedziby firmy, ale bez fizycznego pokoju wyznaczonego na Twoje miejsce pracy. Jeśli ktoś wejdzie do takiego biurowca, zobaczy Twój szyld, ale nie znajdzie Ciebie lecz trafi do sekretariatu, który może Ci przekazać, że ktoś był u Ciebie. Możesz więc spokojnie zarejestrować firmę pod tym adresem na podstawie umowy podnajmu oraz kierować na ten adres korespondencję firmową.

 

W takim Wirtualnym Biurze jest sekretariat, gdzie pracujące tam osoby, odbierają Twoje przesyłki. Możesz sobie zaznaczyć, że chcesz, żeby odbierały tylko awiza, a po listy pojedziesz sobie sam na pocztę albo mogą otwierać wszystkie listy i przesyłać Tobie skany na maila. Wtedy nie trzeba zupełnie nigdzie jeździć.

 

Często firmy oferujące usługę Wirtualnego Biura, mają też w ofercie tzw. Co-working tzn. możliwość skorzystania z biurka na godziny. To znaczy, że możesz sobie przyjść z komputerem i popracować w spokoju w przyjaznej atmosferze. Przy okazji możesz skorzystać ze sprzętu np. drukarki czy skanera (albo ekspresu do kawy..) oraz poznać innych przedsiębiorców i freelancerów.

 

Mój adres firmowy znajduje się w centrum miasta, koło dworca PKP, w fajnym, reprezentacyjnym miejscu. W razie gdyby ktoś chciał sprawdzić 🙂 Ale nie zdarzyło się, żeby ktoś przyszedł na miejsce bez wcześniejszego umówienia się ze mną.

 

W Polsce jest bardzo dużo tego typu usług, opłaty są zazwyczaj niewielkie, w granicach max 70-150 zł miesięcznie za podstawowy pakiet z adresem firmowym i odbieraniem korespondencji. Jest to bardzo wygodne bo możesz wyjechać na dłuższe wakacje i nie przejmować się, że w tym czasie przyjdzie coś ważnego np. z sądu i nie zdążysz odebrać w ciągu 14 dni. Powiadomienia o każdej nowej przesyłce otrzymuje się mailem lub smsem.

 

Ponadto jeśli adres jest w centrum miasta to wygląda to bardzo atrakcyjnie dla kontrahentów. Przykładowo, jeśli jesteś z Warszawy (albo po prostu chcesz mieć adres w Warszawie, bo przecież nie musisz tam mieszkać..) to możesz skorzystać z oferty firmy Vimar Office. Daje ona możliwość posiadania adresu w bardzo atrakcyjnej lokalizacji – w prestiżowym biurowcu Concept Tower, w samym centrum Warszawy. Podstawowy pakiet z adresem do rejestracji firmy i powiadamianiu o przesyłkach zaczyna się tam już od 60 zł netto/m-c.

 

Mnie zdecydowanie posiadanie Wirtualnego Biura ułatwiło pracę i zarządzanie czasem. Nie tylko obniżyłam koszty miesięczne, ale też oszczędzam czas bo nie muszę codziennie dojeżdżać do biura i stać w korkach. Jeśli jesteś freelancerem lub prowadzisz niewielką firmę usługową, to może warto rozważyć taką alternatywę? W dzisiejszych czasach posiadanie Wirtualnego Biura i zdalnego zespołu już nikogo nie dziwi, dlatego nie powinno to w żaden sposób wpłynąć na postrzeganie Twojej firmy.

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!

 

Opt In Image
Darmowy ebook!

Dołącz do ponad 500 osób, które otrzymały bezpłatny ebook "Narzędzia i książki, które pomogą Ci w biznesie", a także newsletter, w którym dzielę się swoją wiedzą o prowadzeniu biznesu!

Zobacz także