Cyfrowy Nomadyzm – jak przypilnować spraw firmowych poza Polską?

Ten tekst będzie nawiązaniem do mojego cyklu wywiadów “Cyfrowi Nomadzi”, ale tym razem postanowiłam się skupić na tej części formalnej czyli tzw. papierologii oraz wszelkich sprawach urzędowych. Czyli to, czego nie lubimy najbardziej. Bo niestety, podróże to nie wszystko, są też obowiązki 🙂

Jednak celem tego wpisu jest pokazanie, że dużo z tych spraw da się ogarnąć zdalnie albo za pośrednictwem kogoś innego. A konkretnie skupię się tutaj na tym, w jaki sposób przypilnować sobie wszystkie sprawy związane z własną firmą, aby można było swobodnie podróżować po świecie przez wiele miesięcy i nie martwić się, że w takiej czy innej sytuacji może być wymagana nasza obecność w Polsce. Bo wiadomo, kupować bilety lotnicze warte kilka tysięcy złotych po to tylko, żeby złożyć podpis w Urzędzie Skarbowym to coś, czego zapewne wiele osób chciałoby uniknąć.

 

Myślę, że z tych porad spokojnie mogą skorzystać również freelancerzy, którzy nie podróżują, ale zwyczajnie chcą się skupić na tworzeniu własnych produktów i ograniczyć liczbę niepotrzebnych wyjazdów do urzędów czy sądów do minimum. Dobrze jest wiedzieć, czy i kiedy jesteśmy rzeczywiście potrzebni osobiście, a kiedy możemy pewne sprawy “zrzucić” na innych.

 

Ponieważ materiału wyszło sporo, podzieliłam ten wpis na dwie części – w drugiej części porozmawiam z osobami, które już praktykują prowadzenie firmy w Polsce zdalnie z całkiem innego kraju. Zapytam ich, jak sobie radzą z poszczególnymi zagadnieniami.

Żeby uczynić ten wpis bardziej merytorycznym, zaprosiłam do współpracy osoby bardziej kompetentne ode mnie: właścicielkę biura księgowego Control Tax, Sylwię Jaroszek oraz prawnika specjalizującego się w branży kreatywnej i autora bloga Prakreacja, Wojciecha Wawrzaka. Zadałam im kilka najważniejszych pytań o to, jak poukładać sobie pewne sprawy.

 

Pytania są uporządkowane wg zagadnień, jakie najczęściej pojawiają się w trakcie prowadzenia działalności. Jeśli będziesz mieć dodatkowe pytania, możesz je śmiało dodać w komentarzu pod wpisem, postaramy się odpowiedzieć.

 

1. Obecność w urzędach i w czasie kontroli

 

Ja nie podróżuję, wciąż jestem na miejscu, ale mimo to zawsze staram się optymalizować swój czas i unikać niepotrzebnych wyjazdów, które zabierają nieraz pół dnia. Moje doświadczenie jest takie, że mimo iż miałam kontakt telefoniczny z pracownikami Urzędu Skarbowego w celu ustalenia terminu kontroli, to wcale na tej kontroli nie musiałam być osobiście. Kontrolę można sobie zażyczyć w biurze księgowym albo na miejscu w Urzędzie. Moja księgowa przywiozła po prostu dokumenty wszystkie dokumenty urzędnikom, którzy kontrolę wykonali w swoim miejscu pracy. Musiałam tylko pojechać podpisać protokół po zakończeniu kontroli. Jednak nie musi tak być – przypuszczam, że mogła to zrobić również moja księgowa. 

Ja: Czy biuro księgowe może stanowić reprezentację podatnika w KAŻDEJ sytuacji zarówno w ZUSie, w Urzędach, jak i w sądach (np. W sprawie KRS) ?

 

Sylwia Jaroszek:

Biorąc pod uwagę obecny stan prawny, jest to możliwe zarówno w zakresie reprezentacji podatnika przed US, jak i płatnika składek/ubezpieczonego w ZUS, a także KRS w Wydziale Gospodarczym.

Aby sobie to umożliwić należy zawitać do urzędu, dokonać odpowiedniego wpisu tu i ówdzie, a czasami zorganizować szereg dokumentów nadających osobom trzecim pełnomocnictwa

 

2. Zgromadzenia Zarządu spółek, wnioski do KRS, bilanse

 

Jak obejść wymagane podpisy na dokumentach składanych do KRSu? Mówię o sytuacji, kiedy np. nie możemy być osobiście na Zgromadzeniu i uczestniczymy w nim za pomocą Skype? Jak załatwić sprawę listy obecności? Czy można do urzędu wysłać skan podpisu ?
W jakich sytuacjach w ogóle możemy wysyłać do Urzędu Skarbowego skany, a kiedy wymagane są oryginały – czy są sytuacje, kiedy musi być nasz podpis i nie ma bata? Co jeśli np. wysłanie listu poleconego przykładowo z Filipin będzie trwało miesiąc i nie zdążymy w terminie, którego żąda Urząd?

 

Sylwia Jaroszek:

Żaden urząd nie respektuje kopii, chyba że są one uwierzytelnione notarialnie.

Zgromadzenia Zarządu z natury odbywają się w jednoznacznym miejscu i czasie. Urzędy nie akceptują jeszcze innego rodzaju sposobu ich odbywania się.

W takiej sytuacji warto wziąć pod uwagę ustanowienie ewentualnego prokurenta, który będzie na miejscu i będzie mógł reprezentować członków zarządu czy wspólników.

Co do samego listu poleconego to liczy się data nadania, w związku z tym należy przechowywać wszystkie potwierdzenia nadania.

 

3. Odbieranie listów poleconych

 

Jeśli posiadasz adres wirtualny w jakimś biurze co-workingowym, to warto zapytać ich o usługę odbierania poczty. Takie biura zwykle też odbierają listy polecone i przesyłają ich treść w formie skanów na maila.

 

Czy bliskie osoby nie związane z firmą można upoważnić do odbierania listów z urzędów i sądów? Czy ew. może to być biuro księgowe?

 

Sylwia Jaroszek:

Ta kwestia zostaje rozstrzygnięta przez udzielenie pełnomocnictwa pocztowego.

Co do listów z US czy Sądu (KRS) sprawa zostaje rozstrzygnięta przez udzielenie odpowiadającego pełnomocnictwa oraz wskazanie właściwego adresu do korespondencji.

 

4. Dokumenty księgowe oraz elektroniczne faktury

 

Oczywiście są jeszcze biura czy firmy z czasów dinozaurów, które nie uznają zeskanowanych faktur, ale to raczej pojedyncze przypadki. Do kontroli skarbowej naturalnie trzeba mieć dokumenty w oryginale, ale dostarczanie dokumentów co miesiąc do biura księgowego można załatwić poprzez wysłanie listu poleconego z załączonymi fakturami. Można też dopłacić kilka złotych, aby biuro samo sobie wydrukowało wszystkie dokumenty elektroniczne, jakie im dostarczysz, ewentualnie umówić się, że oryginały doślesz później w momencie potrzeby (np. kontroli)

Sama forma elektroniczna jest nieco zastanawiająca, ponieważ z jednej strony Urząd Skarbowy wymaga oryginałów (mimo, że w większości są to tylko wydrukowane PDFy, ale wciąż..), z drugiej nie każde biuro księgowe musi się godzić na taką dokumentację do rozliczeń.

 

Sylwia Jaroszek:

 

Nie ma żadnego przepisu nakładającego na biuro rachunkowe obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych. Jest to raczej problem natury technicznej oraz zasad komunikacji pomiędzy Klientem – Urzędami – Biurem Księgowym, w każdej kombinacji.

Najczęściej istnieje problem natury technicznej (oprogramowanie zintegrowane z aplikacjami do wymiany danych (faktur) pomiędzy Klientem, a Biurem Księgowym i kolejno z urzędami). Poza tym do tej pory wszelkie kontrole wymagały wydrukowanych faktur zorganizowanych np. wg rejestru VAT za dany okres itp. Kwestia kontroli papierowych dokumentów została rozstrzygnięta w ostatniej zmianie Ordynacji podatkowej, która wprowadziła tzw. JPK, dzięki którym będzie można dokonywać e-kontrole. Duże firmy zostały objęte od 1 lipca 2016, kolejno Male i średnie od 1 stycznia 2017 i mikro od 1 stycznia 2018r. Spowoduje to rozwój oprogramowania dedykowanego dla Biur Rachunkowych.

 

Trzeba wspomnieć też, że do tej pory nie przewidziano elektronicznych odpowiedników szeregu dokumentów księgowych np. raportów kasowych, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, ewidencja przebiegu pojazdu itp.

Dowody księgowe przedsiębiorca powinien przechowywać w takiej formie, w jakiej jeotrzymał bądź wysłał. Wobec tego wszystkie dokumenty, które w obieg weszły w wersji papierowej, należy w takiej wersji zarchiwizować. Stąd niejednokrotnie powstaje opór biur księgowych przed e-rozliczaniem. Wszystko zależy więc od szczegółowych uzgodnień pomiędzy podatnikiem, a danym biurem.

 

W praktyce można znaleźć biura, które rozliczają na podstawie skanów, ale dodatkowo będą żądać oryginałów lub w przypadku ich braku ograniczą swoją odpowiedzialność za błędy.

 

A jak to wygląda między kontrahentami? Czy faktura elektroniczna to już standard i każda firma ma obowiązek taką zaakceptować?

 

Sylwia Jaroszek

Klient/Partner powinien wyrazić zgodę na ich otrzymywanie. Nie ma obowiązku wyrażania zgody na otrzymywanie e-faktur pisemnie. Wystarczy więc ustna zgoda przyszłego odbiorcy i uregulowanie płatności wynikającej z pierwszej e-faktury.

 

5. Podpisywanie kontraktów na odległość

 

Tutaj spotykam różne podejścia – na etapie ewentualnych sporów można spotkać się z opinią prawną, że ustalenia w mailach są tak samo ważne, jak podpisana umowa i umowa wcale nie musi być w oryginale, może być po prostu zeskanowana. Mało tego, nawet ustne ustalenia przez niektórych prawników traktowane są jako dowody w sprawie. O to, jak to naprawę jest, postanowiłam zapytać najbardziej kompetentnego prawnika w branży kreatywnej, Wojtka Wawrzaka z prakreacja.pl

 

Wojtku, jak to jest z tymi umowami? Co może zrobić osoba, która jest na drugim końcu świata, gdzie poczta dochodzi znacznie wolniej, a której zależy na szybkim rozpoczęciu pracy z kontrahentem? W jaki sposób może podpisać umowę, aby była ona w czasie ewentualnego sporu tak samo ważna jak zwykła, papierowa umowa? Czy ustalenia mailowe są równie ważne jak umowa? I co z ustaleniami ustnymi?

 

Wojciech Wawrzak:

Co do zasady, umowę można zawrzeć w dowolny sposób. Na piśmie, przez e-mail, telefonicznie, ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. Wyjątek dotyczy tych umów, dla których ważności prawo przewiduje konieczność zachowania formy pisemnej. Taką umową jest umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych. Ona musi zostać zawarta na piśmie, co oznacza, że trzeba dysponować egzemplarzem z własnoręcznym podpisem obu stron. Gdy na przeniesieniu autorskich praw majątkowych nam nie zależy, możemy zawierać umowy w dowolny sposób. Ważne jest to, by mieć jakieś dowody na zawarcie tej umowy. Ustalenia mailowe, jeśli są precyzyjne, jak najbardziej takimi dowodami są. Grunt, by być precyzyjnym i jasno komunikować, co ma być wykonane i na jakich warunkach.

 

Na pewno unikałbym samych ustaleń telefonicznych, bo potem nie można ich w żaden sposób odtworzyć. Polecam dążyć do stanu, gdy wszystkie najważniejsze założenia są spisane przynajmniej w postaci wiadomości e-mail.

 

 

 

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!