Finanse freelancera – jak o nie dbać?

Ostatnio miałam okazję wziąć udział w nagraniu podcastu Radka Budnickiego “Po ludzku o pieniądzach”, gdzie rozmawialiśmy o tym, jak w większości wyglądają finanse freelancera – z jakimi problemami stykają się freelancerzy i jak dbać o płynność. Zainspirowało mnie to do napisania dłuższego postu w tym temacie.

 

Chociaż nie jestem freelancerem, a przedsiębiorcą to prowadzę bardzo podobny styl pracy, jak freelancer. Jestem niezależna czasowo, mogę pracować z każdego miejsca na świecie, sama decyduję o tym, z kim chcę pracować i sama zarządzam swoimi przychodami i wydatkami. Jedyna różnica polega na tym, że zarządzam zespołem, a nie tylko sobą.

 

Powiem szczerze, że nie zawsze dobrze szło mi pilnowanie moich finansów. Czym innym jest samo zarabianie i sprzedaż, a czym innym pilnowanie, by pieniędzy zawsze wystarczało na podatki, opłaty, inwestycje i jeszcze żeby coś zostało na życie. Wiele razy działałam spontanicznie, myśląc “jakoś to będzie”, a potem w efekcie często brakowało mi środków.

 

Jednak nauczyłam się pewnych zasad, które sprawiły, że mam już dużo większą kontrolę nad swoimi finansami w firmie i postanowiłam się nimi z Wami podzielić. Poniżej przedstawiam kilka z nich:

 

1. Założenie osobnego konta na podatek VAT

 

Wiele osób trzyma wszystkie pieniądze na jednym koncie. Oczywiście, jeśli umiesz tym dobrze zarządzać, to nie ma problemu. Większość osób jednak traktuje VAT, który dostają od klienta jako dodatkowe środki, które w danym momencie można wykorzystać na coś innego, a potem “jakoś się nadrobi”. Niestety potem często jest tak, że przychodzi 25-ty danego miesiąca, kiedy trzeba zapłacić VAT, a środków na koncie brak.

Trzeba sobie uświadomić, że VAT to nie są Twoje pieniądze tylko Urzędu Skarbowego i jeśli tylko to naruszysz, możesz potem ścigać się ostro z czasem, żeby te pieniądze z powrotem zgromadzić.

W związku z tym, że ja mam rozliczenie kwartalne to parę razy zdarzyło mi właśnie w taki lekceważący sposób podejść do VATu (no bo przecież to dopiero za 3 miesiące) i jak potrzebowałam pilnie coś kupić albo komuś zapłacić to naruszałam te środki. A potem nie miałam na VAT i prosiłam Urząd Skarbowy o rozłożenie na raty albo odroczenie terminu. Zazwyczaj się zgadzają, ale nie w tym rzecz 😀 Jest z tym dużo zachodu i jest to bardzo nieprzyjemne uczucie wiedzieć, że nie masz pieniędzy na podstawowe opłaty. Nie dość, że masz teraz “kata” nad sobą, który może dowalić Ci dodatkowe kary finansowe, to jeszcze czujesz się jak porażka bo w takim momencie masz uczucie, że nie zarabiasz w ogóle, skoro nie masz na VAT.

Dlatego też założyłam sobie dodatkowe konto – w tym samym banku, na tych samych zasadach, ale służy mi wyłącznie na “przechowywanie” kwot na podatki. Zrobiłam sobie nawyk regularnego odliczania kwoty z podatkiem od każdego przychodzącego przelewu i przelewania go OD RAZU na drugie konto. Dzięki temu na jednym koncie mam tylko to, co zarobiłam, więc wiem dokładnie, ile mam do wykorzystania, a po drugie mam spokój umysłu bo wiem, że kiedy przyjdzie 25-ty to nie będę zaskoczona i będę zawsze mieć tą kwotę na koncie. Często bywa tak, że jeszcze coś zostaje (bo przecież miałam różne koszty) to wtedy można sobie to wrzucić z powrotem do głównego konta. Jaka to radocha 🙂

 

2. Prognozowanie przychodów

 

Warto jest spisywać sobie prognozowane przychody, obojętne czy to na papierze czy w pliku Excela – ważne, aby był tam wpisany przychód, zysk i koszty, jakie musisz ponieść w danym miesiącu. A także kwota, jaką chcesz zarobić w danym miesiącu. Warto zrobić sobie plik Excela (lub pobrać STĄD), który będzie automatycznie przeliczał Twój zysk na czysto po odliczeniu podatków i kosztów. Dzięki temu na bieżąco widać, na jakim etapie jest Twój plan sprzedażowy i ile Ci jeszcze brakuje do końca miesiąca, żeby zarobić oczekiwaną kwotę.

To sprawi, że będziesz mieć większą motywację do działania z marketingiem i sprzedażą bo po prostu będziesz widzieć, że  dotychczasowe wysiłki promocyjne nie przynoszą oczekiwanego rezultatu. To znaczy, że prostu trzeba włożyć więcej pracy albo coś zmienić np. podnieść ceny. Będziesz mógł sobie też w ten sposób więcej rzeczy zaplanować – jeśli w danym miesiącu jesteś pewien większego przychodu to można np. zrobić jakieś inwestycje.

Zupełnie inaczej planuje się wszystko, widząc czarno na białym ile masz opłat i ile na dzień dzisiejszy spodziewasz się zysku niż robiąc to w pamięci. Często bowiem jest tak, że o wielu kosztach się nie pamięta – przykładowo nagminnie wszyscy korzystamy teraz z różnego rodzaju aplikacji opłacanych w abonamencie miesięcznym. Zwykle dostęp miesięczny do takich aplikacji kosztuje niedużo – około 5-20 $ i dlatego też, często się o tym nie pamięta bo nasz umysł przetwarza to jako nieistotny, śmieszny wydatek. Ale kiedy takich aplikacji mamy już kilka-kilkanaście to zaczyna się z tego robić konkretna kwota miesięczna. I dopiero przelanie tego na formę pisemną, pokazuje ile rzeczywiście masz kosztów i ile musisz zarobić, żeby je pokryć.

 

3. Przedpłaty od klientów

 

Zdarzyło mi się kilka razy mieć do czynienia z nieuczciwymi klientami, więc nauczyłam się, żeby zawsze brać zadatki lub rozkładać płatności na etapy, a w przypadku mniejszych zleceń, brać zapłatę 100% z góry. Niektórzy nawet biorą zapłatę z góry przy każdym zleceniu, niezależnie od jego wysokości. Być może kiedyś też tak zrobię, ale póki co, nie czuję, żebym miała jeszcze na tyle silną markę, by sobie na to pozwolić. Poza tym mam jakieś takie poczucie, że klient wtedy nie będzie się czuł bezpiecznie, zresztą sama miałabym sporo wątpliwości, żeby komuś obcemu zapłacić 100% z góry. Ale są osoby, które twierdzą, że ich klienci nie mają z tym problemu. W każdym razie nawet branie częściowej przedpłaty czyli zadatku daje mi dość spore poczucie bezpieczeństwa – klient, który zapłaci mi na przykład 50% kwoty z góry to raczej nie jest ktoś, kto zamierza w środku zlecenia zrezygnować i zniknąć bez zapłaty pozostałej kwoty.

Druga metoda – rozłożenie płatności na etapy np. po 20-30% pozwala zwiększyć płynność finansową z racji tego, że wtedy płatności spływają nieco częściej. Pozwala to też zabezpieczyć się przed nieuczciwymi klientami, bowiem klient musi każdorazowo zapłacić zadatek za etap z góry. Nie zaczynasz więc kolejnego etapu, zanim nie otrzymasz płatności.

Wprowadzenie takich rozwiązań znacznie poprawiło moją płynność finansową i pozwoliło zmniejszyć prawdopodobieństwo braku płatności za usługę.
.

4. Nieustanna sprzedaż (hustling)

 

Trzeba pamiętać o tym, że nie zawsze udaje się coś, co mamy za pewnik, jak w życiu. Każdego dnia wszystko się zmienia, również zmieniają się decyzje Twoich klientów, nawet jeśli zlecenie Twojego życia było na 100% pewne.

Przykładowo: właśnie dogrywasz jakiś duży deal, warunki cenowe już ustalone, czekasz tylko na podpis klienta na umowie. Przecież to tylko formalność, prawda? Za 2-3 dni max powinieneś mieć pieniądze na koncie. Niestety czasem bywa tak, że klient w ostatniej chwili się wycofuje. Miałam kilka takich sytuacji: wszystko dograne, a po przesłaniu wzoru umowy okazywało się, że np. klient nie chciał się zgodzić na warunki w niej. Albo prezes firmy w ostatniej chwili ograniczył budżet dla działu marketingu i niestety nasza realizacja musiała zostać przesunięta w czasie.

Dlatego uważam, że nie warto zaprzestawać szukania nowych zleceń, nawet jeśli w danym momencie wydaje Ci się, że będziesz mieć tyle pracy, że nie będzie kiedy się podrapać. Warto wziąć poprawkę na to, że wszystko może się zmienić, ktoś się może wycofać, Twój podwykonawca albo partner biznesowy nie dowiezie terminu i będziesz musiał oddać pieniądze klientowi lub niektóre zlecenia mogą się mocno rozciągnąć w czasie bo klient nie dostarczy jakichś materiałów.

Ja cały czas szukam zleceń nawet kiedy mam tak dużo pracy, że nie wiem, jak się nazywam. Uważam, że i tak z części rozmów może nic nie wyjść, a ponadto przecież zawsze można negocjować terminy z nowymi klientami. Większość z nich, jeśli tylko nie mają jakichś odgórnych pilnych terminów, bez problemu czeka na nasze wolne moce przerobowe. Nie jest powiedziane, że musisz brać wszystko na siebie właśnie teraz, w tej chwili. Można sobie to fajnie rozplanować w czasie, gdyż wiele ofert wymaga analizy, negocjacji, papierologii, akceptacji szefów i w efekcie często rozpoczęcie pracy jest po kilku tygodniach lub miesiącach od pierwszego kontaktu z klientem.

Uważam, że bardzo ważne jest, aby pilnować płynności i nigdy nie dopuścić do dziur, tj. dużych przerw w pracy. Znam wiele osób, które odpuszczają szukanie klientów, kiedy są bardzo zajęte, a po zakończeniu bieżących zleceń narzekają na brak nowej pracy.. i brak środków do życia.

Zresztą jestem zdania, że przecież sama rozmowa z nowymi, potencjalnymi klientami nie zaszkodzi –  i tak niektórzy sami odpadną bo nie będzie ich na Ciebie stać, część będzie się długo zastanawiać nad ofertą i odezwie się do Ciebie niespodziewanie dopiero za jakiś czas (a może akurat wtedy będziesz mieć trochę luźniej), a z częścią klientów można się dogadać odnośnie terminu realizacji. Zawsze warto rozmawiać i poszerzać kontakty bo nigdy nie wiadomo – może czasem jakieś zlecenie spadnie Ci z nieba, kiedy akurat będziesz go bardzo potrzebować.

 

5. Nieustanne dbanie o jakość i obsługę klienta

 

Oprócz samodzielnego szukania zleceń, bardzo ważne jest też dbanie o realizację tych aktualnych – czyli o to, by były zrobione dobrze i w terminie oraz żeby klient był zadowolony. To napędzi Ci polecenia od klientów. Warto dać często z siebie nieco więcej niż zostało to określone w umowie i pokazać, że wybiegasz myślami do przodu i chcesz klientowi naprawdę pomóc i ułatwić życie. Rób tak, by klienci chcieli Cię polecać i nie myśleli o szukaniu kogoś innego.

Warto zapamiętać sobie, że utrzymanie bieżących klientów jest tańsze niż poszukiwanie nowych zleceń. Stali klienci potrafią utrzymać biznes, dlatego jest to ogromnie ważne.

 

6. Nieustanna promocja i rozwój

 

Cały czas buduj swoją markę i szukaj możliwości pokazania siebie w miejscach, gdzie pojawiają się Twoi klienci. Uczestnicz w spotkaniach biznesowych i integracyjnych w branży, pisz bloga, rób prezentacje na konferencjach, nawiązuj partnerstwo z godnymi zaufania firmami, które uzupełnią Twoje usługi, korzystaj z płatnej reklamy na Facebooku itp.. Po prostu bądź wszędzie. I staraj się pokazywać, że jesteś dobry w tym, co robisz. Staraj się też uczyć wielu nowych rzeczy – kupuj kursy, bywaj na merytorycznych konferencjach, dzięki temu będziesz w stanie zaproponować klientowi lepszą jakość usług i możesz więcej wynegocjować.

Im więcej osób będzie Cię kojarzyć, tym większa szansa, że ktoś, kto poszukuje takich usług jak Twoje, pomyśli właśnie o Tobie. Nie tylko może się zdarzyć tak, że w nieoczekiwanym momencie zgłosi się do Ciebie ktoś z fajnym i dobrze płatnym zleceniem, ale też budowanie marki bardzo skraca wszelkie formalności i negocjacje z klientami. Jeśli ktoś będzie Cię dobrze kojarzył i ufał Tobie jako ekspertowi, nie będzie wysyłał zapytań do innych firm, lecz najprawdopodobniej od razu zdecyduje się na współpracę z Tobą.

To również zwiększa szansę na to, że pojawią się większe tematy do realizacji i będziesz mógł podnieść swoją stawkę i zarabiać więcej.

 

7. Ostrożność w inwestycjach

 

Pewnie słyszałeś wiele historii upadków firm polegających na tym, że “właściciel przeinwestował”. Mam co najmniej kilku takich znajomych, którym się to przydarzyło.

Najczęściej przedsiębiorcy podchodzą bardzo optymistycznie do swojego biznesu i jeśli tylko jest trochę więcej pracy, wydaje się im, że to już ten moment, że trzeba kogoś zatrudnić albo dokupić nowy sprzęt. Sama tak kiedyś zrobiłam.. I to był ogromny błąd. Bo później okazało się, że kolejne miesiące były gorsze, a doszły spore opłaty miesięczne.

Albo kiedy na horyzoncie jest duży i “pewny” przedsiębiorcy kontrakt zaczynają szaleć z zakupami z własnych środków bo przecież “za chwilę klient wpłaci zaliczkę”. To bardzo duża pułapka, bo jeśli nic z tego zlecenia nie wyjdzie, to niestety środki przepadły. Nigdy nie wolno wydawać pieniędzy, których jeszcze się nie ma – podstawowa zasada, sprawdzająca się również w życiu prywatnym, w końcu ile osób wzięło kredyty, kiedy nie do końca było ich na to stać…

Zawsze trzeba rozważyć wszelkie za i przeciw inwestycjom – czy na pewno ten sprzęt jest Ci teraz potrzebny, czy na pewno nie dasz rady przetrwać trudnego okresu bez dodatkowego pracownika, czy na pewno sobie poradzisz z nowymi opłatami miesięcznymi itp.

 

8. Odpowiednia wycena zleceń

 

Sposobem na poprawienie płynności finansowej może być też odpowiednie podejście do wyceny własnej pracy. Jeśli będziesz szanować swój czasu i wyceniać projekty nie przez pryzmat tego, co oferuje konkurencja, możesz zarabiać takie kwoty, które wystarczą Ci na odłożenie oszczędności i nie będziesz się martwić o swój byt.

Zastanów się, czy Twoje ceny nie są teraz za niskie, czy zarabiasz tyle, ile chcesz i czujesz, że poświęcasz na zlecenia tyle czasu, ile to rzeczywiście jest warte. Jeśli nie – to może warto podejść do tego zupełnie inaczej i stopniowo podnosić ceny.

O tym, jak podnosić ceny, pisałam TUTAJ

Warto też przyjrzeć się każdemu zleceniu i zastanowić, czy aby na pewno jest to projekt, który będzie nie tylko opłacalny finansowo, ale również czasowo i czy będzie Ci dawał ekscytację, a także perspektywy na przyszłość (np. stałą współpracę z klientem lub polecenia). Czasem warto odpuścić kilka mniejszych zleceń w zamian za jedno, duże i perspektywiczne. Dzięki temu poświęcisz mniej czasu, a zarobisz więcej. Wolny czas możesz przeznaczyć na inne rzeczy np. na rozwój albo szukanie innych zleceń.

 

9. Szukanie oszczędności

 

Zawsze warto też wziąć pod lupę wszystkie aktualne koszty i zastanowić się, czy nie da się na przykład wymienić biuro księgowe na tańsze (ja kiedyś zeszłam z 800 zł miesięczne do 350 przy spółce z o.o.) albo zrezygnować z części aplikacji (kiedyś uświadomiłam sobie, że za niektóre płacę z przyzwyczajenia, choć ich dawno nie używałam..)

Można też próbować renegocjować warunki z podwykonawcami albo partnerami co jakiś czas. Jeśli współpraca jest stała i się dobrze układa to strony powinny zapewnić sobie dodatkowe przywileje z tego tytułu np. większy rabat albo dodatkowe korzyści w ramach wcześniej ustalonej ceny.

Może dla Ciebie będzie korzystniejsze założenie spółki z o.o. zamiast jednoosobowej działalności (chociażby z powodu braku konieczności płacenia ZUSu) albo zarejestrowanie spółki w Anglii ?

 

10. Dodatkowe źródło dochodu

 

Jeśli jesteś fotografem, możesz wstawiać swoje zdjęcia na Stocki i zarabiać dodatkowe kwoty miesięczne. Jeśli jesteś grafikiem, możesz przygotować pakiet gotowych plików np. ikon czy infografik, które możesz sprzedawać na Twojej stronie lub w innym serwisie. Staraj się poza zwykłymi zleceniami, również rozwijać swoje własne, poboczne projekty, które mogą Ci w przyszłości przynieść dodatkowy dochód. Może nawet uda się stworzyć dochód pasywny, który nie będzie wymagał Twojej pracy. Z czasem dochód ten może urosnąć do takich rozmiarów, że spokojnie pokryjesz swoje miesięczne koszty i nie będziesz się stresować brakiem zleceń.

Możesz stworzyć kurs online albo pomyśleć nad stworzeniem e-booka, w którym umieścisz wartościową wiedzę. Możesz też ambitnie napisać książkę – wszystko zależy od Ciebie, możliwości jest bardzo wiele.

Ciekawym pomysłem jest też afiliacja – może warto umieścić jakąś reklamę na blogu/stronie odsyłającą do sklepu internetowego partnera, z którego dostaniesz prowizję od każdego zakupu? Oczywiście wszystko w granicach rozsądku – reklama ta powinna pasować do tego, co robisz, nie zajmować dużo miejsca i być starannie przemyślana. Nie może zniechęcać Twoich potencjalnych klientów.

Dodatkowe źródło dochodu zagwarantuje Ci spokój umysłu, kiedy nagle skończy Ci się współpraca ze stałym klientem albo wpadniesz w okres bez zleceń.

 

Pracujesz w branży kreatywnej i potrzebujesz pomocy? Dołącz do grupy “Jak pozyskać klienta – sprzedaż w branży kreatywnej” na Facebooku!

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!