11 rzeczy, które rozwinęły mój biznes

Jakiś czas temu uświadomiłam sobie, że jestem już w takim miejscu ze swoją firmą (Agencja Interaktywna), które bardzo mi odpowiada. Nie muszę już szukać klientów bo to oni sami do mnie przychodzą, mogę sobie wziąć wolne, kiedy chcę, a i finansowo też jestem zadowolona.

 

Dojście do tego zajęło mi to dużo czasu, o wiele za dużo. A to dlatego, że kiedy zaczynałam działalność 12 lat temu, nie było żadnych sensownych książek w temacie biznesu i marketingu, nie było tylu szkoleń i konferencji co teraz, nie było webinarów, live’ów. Dzisiaj wiedza jest na wyciągnięcie ręki. Wtedy było bardzo ciężko – korzystałam głównie z informacji na zagranicznych stronach, ale one niekoniecznie przekładały się na polski rynek. Przez to, że tej wiedzy brakowało, musiałam sama błądzić po omacku, popełniłam więc masę błędów i omal nie straciłam firmy.

 

Muszę powiedzieć, że dopiero ostatnie 3-4 lata czuję, że jestem na właściwej drodze. Czuję, że się rozwijam, że mam jakąś markę, która gwarantuje mi stałe zlecenia, nie muszę się martwić o przyszłość, robię fajne projekty i pracuję z ciekawymi klientami.

 

Postanowiłam podzielić się na blogu takim najważniejszymi rzeczami, które zrobiłam i które najbardziej zadziałały, mocno rozwijając mój biznes.

 

1. Podniosłam ceny

 

Największą zmianę poczułam w momencie, kiedy podniosłam ceny kilka lat temu. Pisałam już w innym wpisie, że popełniłam częsty błąd początkujących przedsiębiorców, a mianowicie konkurowałam ceną. To była katastrofa – owszem, pracy było bardzo dużo i nie mogliśmy narzekać, ale nie przekładało się to zupełnie na wyniki finansowe. Firma po prostu nie zarabiała na swoje utrzymanie. To właśnie ten największy błąd omal nie kosztował mnie zamknięcie firmy. Jak już zrozumiałam, że muszę podnieść ceny bo inaczej nie przetrwam na rynku, wszystko zaczęło się powoli układać. Zyskałam też więcej wolnego czasu bo robiłam mniej zleceń, ale za to więcej zarabiałam.

 

2. Nauczyłam się sprzedaży

 

Druga istotna rzecz, jaką zrobiłam to nauczyłam się sprzedaży. Przeczytałam mnóstwo książek o sprzedaży i negocjacjach, przegadałam wiele godzin z osobami, które się na tym znały (pozdrawiam Pawła Tkaczyka, który sporo mi wtedy podpowiedział) i wypracowałam sobie swój własny sposób, który bardzo mi ułatwił pozyskanie zleceń.

 

Nauczyłam się rozmawiać z klientami w taki sposób by nie być nachalną i nie sprzedawać na siłę, a być dobrym doradcą i próbować znaleźć rozwiązanie ich problemu. Wysłuchuję klienta, podsuwam mu różne pomysły i staram się przede wszystkim zrozumieć, pomóc, nie myśląc o tym, czy podpiszemy umowę czy nie. Nawet jeśli w danym momencie do współpracy nie dojdzie, dość często zdarza się, że klient i tak wraca po rozczarowaniu inną firmą.

 

3. Zadbałam o marketing

 

Trzecią  zmianę odczułam, kiedy zaczęłam intensywnie szukać klientów poprzez różne działania marketingowe. Przede wszystkim przebudowałam stronę internetową – utworzyłam bloga i starałam się regularnie pisać przydatne moim potencjalnym klientom artykuły. Dzięki temu, po pierwsze – moja strona zaczęła się sama pozycjonować, BEZ ŻADNYCH KOSZTÓW (no, poza moim własnym czasem), co sprawiło, że zaczęłam dostawać bardzo dużo zapytań. Po drugie, już na wstępie artykuły budowały zaufanie potencjalnych klientów do mnie, więc było mi dużo łatwiej przekonać kogoś do współpracy. A po trzecie, ułatwiło mi to pracę bo jeśli chciałam klientowi coś szeroko wyjaśnić, a nie chciałam pisać długiego maila, mogłam po prostu wysłać mu link do artykułu.

 

Dodatkowo dbałam regularnie o to, żeby portfolio było zawsze aktualne i pilnowałam, żeby na stronie były referencje od klientów – to BARDZO WAŻNE. Zauważyłam, że klienci zwracają na to ogromną uwagę i do dziś staram się tego pilnować. Jeśli tylko potencjalny klient widzi, że współpracowałam z kimś, kogo on zna, jest już praktycznie zdecydowany na współpracę.

 

4. Intensywnie szukałam klientów, nawet kiedy byłam zawalona pracą

 

To jest strasznie ważne i ja tego kiedyś nie rozumiałam. Uważałam, że jeśli teraz, w danej chwili, mam bardzo dużo pracy to nie powinnam myśleć o szukaniu klientów czy nawet przejmować się, że zapytania wpadają do skrzynki. Wydawało mi się, że nie muszę na wszystkie odpowiadać bo przecież mam co robić. Ale prawda jest taka, że za chwilę te aktualne projekty się skończą.. i może powstać dziura. Spowoduje ona brak płynności finansowej i daleko idące kolejne konsekwencje. A ponieważ zwykle zanim dojdzie faktycznie do podpisania umowy z klientem, mogą minąć miesiące, warto cały czas na bieżąco pozyskiwać nowe zlecenia.

 

Dzisiaj szukanie klientów jest dużo prostsze niż dawniej. Nie trzeba chwytać za słuchawkę telefonów i dzwonić po obcych firmach, wystarczy Facebook lub Brand24 🙂 O szukaniu klientów przez Brand24 już pisałam wcześniej.

 

5. Zautomatyzowałam część pracy

 

Kolejna duża zmiana to była automatyzacja pracy – m.in. wprowadzenie systemu CRM i podpięcie pod niego nie tylko mojego zespołu, ale również klientów. Odpadło mi w związku z tym sporo mozolnej pracy, polegającej na przekazywaniu informacji od klienta do programistów i w drugą stronę. Moi programiści teraz sami rozmawiają z klientami, dzięki czemu ja nie jestem non stop potrzebna przy zleceniu. To też spowodowało, że klienci byli bardziej zadowoleni z przeprowadzonych projektów, ponieważ odpowiedzi na ich pytania czy zgłoszenia pojawiały się dużo szybciej, niż wcześniej.

 

Utworzyłam też szablony do maili, szablony ofert, znalazłam księgowego, do którego nie muszę jeździć z dokumentami, przemyślałam sposób weryfikacji klientów i zrezygnowałam z większości spotkań. Wszystkie takie rzeczy wpływają na to, że zyskałam więcej wolnego czasu i mogę spokojnie posiedzieć przy komputerze i skupić się na najważniejszych rzeczach do zrobienia.

 

6. Dopracowałam oferty

 

Skrócenie długości ofert, przeredagowanie ich na bardziej ludzki język, pokazanie przykładów na zdjęciach również sprawiło, że oferty częściej zostają zaakceptowane. Kiedyś myślałam, że oferty powinny rozwiewać wszystkie wątpliwości klientów i powinnam tam zawrzeć jak najwięcej informacji, ale potem okazało się, że jednak lepiej zrobić ofertę krótką i bardziej przystępną. Dzięki temu też szybciej jestem w stanie taką ofertę stworzyć i wysłać do klienta. Jeśli klient będzie miał dodatkowe pytania – zadzwoni.

 

Poprawiłam również wygląd tych ofert i dodałam dodatkowe opcje wyboru – tak, żeby klient nie zastanawiał się nad moją i konkurencyjną ofertą, ale nad propozycją A lub B z MOJEJ oferty. To znacznie lepiej działa i skutkuje większą ilością klepniętych ofert.

 

7. Przyśpieszyłam odpowiedzi na maile i poprawiłam komunikację

 

W tym całym procesie, jak ja to nazywam, “budowy firmy na nowo”, liczyło się też dużo innych rzeczy, nie mniej ważnych, takich jak np. poprawienie obsługi klienta, przyśpieszenie odpowiedzi na zapytania, dopracowanie ofert.

 

Generalnie zauważyłam, że jeśli nie odpowie się na zapytanie klienta w ciągu 24h to potem może być już za późno. Zwykle firma, która odezwie się jako pierwsza, najbardziej zostaje w pamięci klienta. Dużo firm odpowiada dopiero po dłuższym czasie, dlatego odpowiadając szybko, można bardzo mocno zapunktować u klienta.

 

Jeśli nie możesz szybko odpowiedzieć, bo jesteś w danej chwili bardzo zajęty, wystarczy napisać maila do klienta z informacją, że odezwiesz się jutro lub za x dni. To też już robi całkiem inne wrażenie, niż totalny brak odzewu.

 

8. Zablokowałam sobie czas na projekty własne

 

Brak czasu na własne projekty to coś, co sprawiło, że zaczęłam się wypalać w mojej pracy. Otóż w pewnym momencie doszłam do takiej sytuacji, że przestało mnie cieszyć to, co robię. Ilość obowiązków i rzeczy tak mnie przytłoczyła, że nie wiedziałam, w co mam ręce włożyć. A przez to często nie robiłam tego, co trzeba.

 

Miałam też bardzo dużo różnych pomysłów na rozwój firmy, na projekty poboczne i nie wiedziałam, jak to wszystko uporządkować. Chciałam każdego dnia zrobić krok do przodu, ale tego było tak dużo, że w ostateczności nie potrafiłam się zdecydować, za co powinnam się zabrać i nie robiłam nic. Dopiero postanowienie o tym, że robię tylko jeden duży projekt na raz oraz rozpisanie sobie zadań na poszczególne dni, sprawiło, że moje myśli się uporządkowały.

 

Ponadto zablokowałam sobie codziennie czas z samego rana, między 7 a 10 rano na własne projekty. Nie odbieram wtedy telefonów ani nie sprawdzam maili, nie patrzę na Messenger. Każdego dnia zajmuję się innym projektem (np. dzisiaj blogiem, a jutro newsletterem), dzięki czemu mam różnorodność oraz poczucie, że większość moich spraw posuwa się do przodu.

 

9. Nauczyłam się produktywności i dyscypliny

 

W przeszłości bardzo często, kiedy zobaczyłam coś ciekawego na Facebooku albo ktoś do mnie napisał, potrafiłam stracić kilka cennych godzin w ciągu dnia na rozmowy i czytanie. Potem miałam poczucie winy, że dałam się wciągnąć. Teraz tak nie mam, rano staram się nawet nie włączać Facebooka i telefonu dopóki nie zrobię najważniejszych rzeczy. Staram się konsekwentnie eliminować wszystko, co zaburza mi moją produktywność i odciąga mnie od ważnych rzeczy. Mam cały czas w głowie, że życie jest krótkie i nie ma sensu go marnować tylko trzeba cały czas brnąć do przodu i budować swoje wymarzone życie.

 

Mam też taką cechę, że nie lubię jak mi coś wisi do zrobienia z tyłu głowy albo na liście zadań. Lubię działać szybko i konkretnie, żeby mieć poczucie, że robię kolejne kroki do przodu. To mnie napędza.

 

Zrezygnowałam w ostatnim czasie też z większości spotkań, szczególnie z klientami, których nie znam i którzy nie przesłali mi jeszcze nawet jakiegoś briefa czy choćby zarysu projektu. Jeśli ktoś po prostu sięga po telefon i mówi, że chce się spotkać w celu nawiązania współpracy, nie odpuszczę dopóki nie dowiem się więcej i nie poczuję, że rzeczywiście to może być ciekawe spotkanie. Bardzo często bowiem okazuje się, że np. dzwoni firma, która chce się spotkać z 4 wykonawcami i porozmawiać o niczym, bo nie mają jeszcze żadnych konkretów i nie wiedzą, czego chcą. Dla mnie to jest straszna strata czasu, tym bardziej, że mieszkam nieco za miastem, więc dojazd na spotkanie to w godzinach szczytu ok. godziny czasu w jedną stronę, a jeszcze spotkanie i powrót. Pół dnia z głowy, gdzie w tym czasie mogę posunąć mnóstwo ważnych spraw do przodu. Oczywiście, jeśli jadę na spotkanie w konkretnym celu np. klient jest już na mnie zdecydowany i chce uzgodnić szczegóły lub jadę na podpisanie umowy albo pokazanie klientowi obsługi produktu, to jak najbardziej nie mam nic przeciwko. Jednak odpuszczam wszystkie spotkania, gdzie już z rozmowy telefonicznej niewiele wynika. Dzisiaj naprawdę większość spraw można załatwić online i nie ma potrzeby tracić pół dnia na rozmowę o niczym. O filtrowaniu klientów pisałam już kiedyś osobny wpis

 

Ostatnią rzeczą, jaką zrobiłam, była zmiana podejścia do rzeczy, które mam do zrobienia w danym dniu. Staram się nie spinać już mocno i stresować, jeśli nie uda mi się wszystkiego zrobić. Za to dzień wcześniej lub rano tego samego dnia, ustalam sobie 3 największe priorytety na ten dzień – to są rzeczy, które muszą być zrobione danego dnia, choćby skały srały 🙂 Oznaczam je na czerwono, a pozostałe na żółto. Zawsze staram się zrobić wszystkie czerwone i jak najwięcej żółtych. Ale jeśli z jakiegoś powodu plan dnia potoczy mi się zupełnie inaczej np. wypadnie mi niespodziewane bardzo ważne spotkanie, które pochłonie pół dnia albo coś się stanie np. awaria samochodu czy coś w domu i nie będę mogła usiąść do komputera, to nie rozpaczam z tego powodu. Ważne, by starać się właśnie odhaczyć te czerwone, pozostałe można przełożyć na następny dzień i nic się nie stanie. Dzięki temu mniej się stresuję i zrozumiałam, że na pewne rzeczy po prostu nie mam wpływu.

 

Nigdy nie ma tak idealnie, że się uda zrobić wszystko, co się sobie zaplanowało. Ale świadomość, że pcham przynajmniej te najważniejsze tematy do przodu, sprawia, że mam czysty umysł, nie jestem zestresowana, a przez to też wzrasta moja produktywność i nie wypalam się tak szybko.

 

10. Przestałam projektować graficznie

 

Kiedy zaczynałam firmę, byłam tylko ja i wspólniczka. Ona zajmowała się kwestiami papierologii, pozyskiwania klientów, a ja projektowałam wszystkie rzeczy. Z czasem jednak obowiązków dochodziło coraz więcej, było coraz więcej spraw organizacyjnych, więcej papierologii i miałam coraz mniej czasu na projektowanie graficzne. Zaczęło mnie drażnić to, że nie mogę się skupić na projektowaniu bo wkoło mnie za dużo się dzieje – klienci przychodzą, na maile trzeba odpowiedzieć, telefony dzwonią non stop, tu trzeba gdzieś podjechać, coś załatwić, tam przypilnować… Kiedy odeszła wspólniczka, wszystko spadło na mnie. W pewnym momencie zdałam sobie sprawę, że albo pójdę projektować do kogoś na etacie i będę mieć święty spokój albo przerzucę projektowanie na kogoś innego, a sama zajmę się rozwijaniem firmy. Nawet poszłam na pół etatu do jednej ze znanych agencji reklamowych, żeby zobaczyć, czy to będzie to. Wytrzymałam jednak tylko miesiąc, bo odkryłam w sobie żyłkę przedsiębiorcy i stwierdziłam, że jednak na tym etapie bardziej mnie kręci rozwijanie firmy. Zatem zatrudniłam grafika, nawet sporo lepszego od siebie (co podniosło jakość usług), a sama zajęłam się wszystkimi innymi sprawami.

 

Śmiem więc twierdzić, że jeśli ktoś mówi ”Wybierz pracę, którą kochasz, a nie będziesz musiał pracować” to nie do końca zdaje sobie sprawę z rzeczywistości. Możesz być super grafikiem, robić świetne rękodzieło lub być topowym programistą. Ale jeśli decydujesz się na własną drogę i zakładasz firmę, bądź pewien, że będzie Ci trudno robić to, co do tej pory umiałeś najlepiej. We własnej firmie dojdzie Ci mnóstwo dodatkowych obowiązków i trzeba będzie zdecydować, czy zatrudnisz kogoś do tego, by je z Ciebie zdjął czy sam się tym zajmiesz, a rzeczy kreatywne przerzucisz na kogoś innego. Będzie naprawdę trudno spokojnie wysiedzieć całymi dniami w totalnej ciszy i spokoju i robić tylko rzeczy kreatywne.

 

11. Uprościłam zakres wykonywanych usług

 

Moja agencja była zwykłą agencją reklamową na samym początku. Robiliśmy wszystko, co klient chciał. Wizytówki, ulotki, plakaty, strony www, billboardy, gadżety reklamowe – wachlarz usług był bardzo szeroki. Jednak nie wszystko dawało mi satysfakcję, były rzeczy, których nie lubiłam robić. Na przykład nie lubiłam szukać dla klientów gadżetów reklamowych i robić kalkulacji. Było to dla mnie wyjątkowo upierdliwe, bo czasem klient zażyczył sobie konkretny rodzaj długopisu i trzeba było przekopać kilka-kilkanaście katalogów, skontaktować się z producentem i wynegocjować dobrą cenę. To wszystko zabierało dużo czasu, a nie zarabiało się na tym dużo. Do tego wszystkiego, najczęściej zamawiały gadżety instytucje i wszystko musiało się odbyć drogą przetargu, więc dodatkowo dochodziło mnóstwo papierologii.

 

Owszem, zdarzały się gadżety drogie, gdzie marża na sztuce była kilkadziesiąt złotych, a klient zamawiał np. kilkaset sztuk. Wtedy rzeczywiście było to warte wysiłku, ale w innych wypadkach – wszelkie rzeczy typu breloki, długopisy, a nawet kubki, nie dawały dobrego zarobku, a zajmowały tylko czas.

 

Z gadżetami szło w parze też ogromne ryzyko – zazwyczaj bowiem klient nie widział towaru przed odbiorem. Najczęściej zdarzało się, że składał zamówienie tylko na podstawie zdjęcia, a produkt rzeczywisty mógł się różnić. W większości przypadków było wszystko w porządku, ale trzeba pamiętać, że to jednak chińszczyzna. I tak parę razy zdarzyło się, że klient miał ogromne zastrzeżenia do produktów i trzeba było zwracać pieniądze. To bardzo ryzykowna działka, dlatego zrezygnowałam z tego. Zresztą nigdy mnie to nie kręciło, wolałam raczej tematy internetowe. Przestałam więc to robić.

 

Przestałam też robić małe zlecenia na ulotki, plakaty bo również mnie to nigdy nie kręciło i skupiłam się na większych tematach takich jak profesjonalne strony www czy identyfikacje wizualne. Uznałam też, że lepiej się specjalizować w wąskiej dziedzinie niż robić wszystko, co tylko można bo nigdy się w ten sposób nie wyróżnię na rynku. To pozwoliło mi też ograniczyć liczbę “Januszowych” klientów – a tacy najczęściej trafiali się przy gadżetach reklamowych. Zaczęłam pracować z bardziej poważnymi klientami i robić fajne, wartościowe zlecenia. Domyślasz się, jak bardzo to wpłynęło na moją satysfakcję z pracy 🙂

 

 

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!