Jak zautomatyzowałam swój biznes?

Każdemu z nas brakuje czasu. A jeszcze bardziej brakuje go tym, którzy prowadzą biznes i mają rodziny. Wbrew obiegowej opinii, że każdy kto prowadzi biznes, ma mnóstwo czasu bo może wstawać o której chce i robić to co chce. Tak oczywiście nie jest. I skoro wszyscy mamy do dyspozycji taką samą ilość czasu,to  jak to jest, że niektórym ludziom udaje się zrobić w ciągu dnia znacznie więcej niż innym? Być może ci ludzie oddelegowali większość swoich zadań swoim pracownikom – tak może być. Być może ci ludzie są bardzo zorganizowani, wstają wcześnie rano, nie wchodzą na Facebooka i są skupieni na realizacji konkretnych zadań. To też jedna z metod. Ale jest coś, co można zrobić, posiadając małą firmę i nie mając osoby, która mogłaby przejąć niektóre zadania po nas.

 

Ja mam firmę, która robi strony www i identyfikacje wizualne. Składa się z zespołu programistów, grafików i copywriterki. Te wszystkie osoby oczywiście robią rzeczy, na których znają się lepiej ode mnie. Ale nie mam na ten moment osoby, która mogłaby przejąć po mnie obowiązki organizacyjne w firmie tj. odpisywanie na maile, tworzenie ofert, kontakt i spotkania z klientami, organizacja i monitorowanie pracy zespołu, wykonywanie przelewów, szukanie zleceń, zbieranie dokumentacji do biura księgowego, prowadzenie marketingu firmy itp. Zapewne kimś takim mogłaby być asystentka bądź po prostu pracownik biurowy.

 

Odciążenie się od przynajmniej części tych zadań mogłoby dać mi więcej czasu na inne rzeczy np. na to, by skupić się na rozwoju firmy. Na ten moment jednak nie zdecydowałam się na zatrudnienie nikogo na stałe. Zastanawiam się nad zatrudnieniem wirtualnej asystentki, która mogłaby pracować na godziny bądź mieć płacone za wykonanie konkretnych zadań. Natomiast na wdrożenie kolejnej osoby również muszę mieć trochę czasu, ale też otworzyć się, zaufać, że ktoś taki zrobi pewne zadania tak samo dobrze jak ja. Nie mam problemu, żeby ktoś wykonywał prace programistyczne bo ja po prostu się na tym nie znam i wiem, że nie zrobię tego lepiej. Natomiast w przypadku np. tworzenia ofert czy odpisywania na maile jeszcze trochę się boję, bo ja wypracowałam sobie własny system i ciężko jest przekazać kilka lat doświadczenia w kilka dni/tygodni innej osobie. Wiem, że pewnie niepotrzebnie się martwię bo w większości przypadków, jeśli oczywiście dobierze się odpowiednią osobę, to taka osoba zrobi to inaczej, ale to wcale nie znaczy, że gorzej. Może zrobi to lepiej? Ale muszę chyba jeszcze do tego dojrzeć 🙂

 

W każdym razie kiedy ok. 2-3 lata temu przyszedł taki moment, kiedy nie miałam totalnie na nic czasu, pracowałam do późna w nocy, a i tak nie widziałam końca pracy, stwierdziłam, że coś tu nie gra. Coś trzeba zmienić. Postanowiłam zautomatyzować część procesów w firmie w taki sposób, aby część rzeczy mogła dziać się beze mnie i abym miała więcej czasu na inne sprawy. Uniezależnienie firmy od właściciela to też coś, co powinien zrobić każdy, kto prowadzi biznes – bo nie można doprowadzić do sytuacji, że jeśli coś się nam stanie, cała firma stanie w miejscu. Ja wciąż się tego uczę i tak to sobie staram zorganizować, żeby moja firma mogła działać beze mnie.

 

Udało mi się to zrobić częściowo i to w taki sposób, że dzisiaj praktycznie chcąc zarządzać firmą w takiej formie, w jakiej ona jest teraz, mogłabym pracować tylko 4 godziny dziennie. Mogłabym, ale tego nie robię bo póki co, nadal mam siły i chęci, aby robić to w pełnym wymiarze. I konkretne plany dotyczące kolejnych etapów, do których chcę dojść w firmie. I cisnę teraz tym bardziej, że nie mam jeszcze zobowiązań w postaci dzieci. No i muszę dodać, że do prowadzenia firmy 2 lata temu dołożyłam sobie jeszcze prowadzenie tego bloga, na którego rozwoju też się skupiam mocno.

 

W każdym razie jeśli chodzi wyłącznie o moją pracę w firmie, to spokojnie mogę sobie pozwolić na to, by w każdej chwili wziąć dzień wolny albo zakończyć pracę o 12-tej i pójść na rower. Nie robię tego za często bo wciąż mam wiele pomysłów na firmę i wiele celów do osiągnięcia. I lubię jak coś się dzieje szybko i płynnie. Zamiast odpoczywać całe popołudnie, wolę pocisnąć niektóre tematy i zamknąć je szybciej. Po prostu lubię zaczynać kolejny dzień z jak najmniejszą ilością zadań do zrobienia.

 

Ok, ale ja dzisiaj chciałam o automatyzacji małej firmy. To co w takim razie takiego zrobiłam, żeby zautomatyzować procesy w firmie?

 

1. CRM

 

To jest najfajniejsze, co zrobiłam i to naprawdę dało mi duuużo więcej wolnego czasu.

 

Pilnowanie, aby mój zespół robił zlecenia zgodnie z założeniami oraz terminami, jest bardzo czasochłonne. Wymaga dużo skupienia – zwłaszcza przy sprawdzaniu efektów ich prac, zanim pokaże się je klientom. Wymaga też znajomości i ciągłego siedzenia w specyfikacjach  programistycznych (które nieraz mają 60 stron albo więcej!), co chyba nie wszyscy lubią.

 

Wcześniej odbywało się to wszystko tak, że efekty prac bądź jakiekolwiek pytania od zespołu przychodziły najpierw do mnie, następnie ja to odpowiednio redagowałam i przesyłałam dalej do klienta. Jeśli klient odpowiedział, znów to redagowałam i przesyłałam dalej do zespołu. I tak w kółko. Żmudna praca, prawda? I do tego bardzo uzależniała działanie firmy ode mnie. Jeśli ja nie miałam w danej chwili czasu albo nie było mnie w pracy to klient bądź zespół nie otrzymywali ode mnie żadnych komunikatów i projekty stały w miejscu. Dla mnie było to bardzo frustrujące, dla klientów również, ponieważ chcieli czasem znać szybko odpowiedź na jakieś pytanie.

 

Oczywiście mogłam połączyć zespół z klientami tak, aby bezpośrednio się ze sobą kontaktowali – ale miałam kiedyś negatywne doświadczenia z tym związane. Otóż jak tylko klienci dowiadywali się, kto – po imieniu i nazwisku – pracuje przy tym projekcie i dostawali kontakt bezpośredni do tej osoby tj. telefon i e-mail, strasznie mi tych pracowników męczyli. Powodowało to dużo zamieszania bo np. grafik pracujący dzisiaj nad bardzo ważnym projektem, który musiał być ukończony do godziny 12-tej, był odrywany od swojej pracy o 9-tej rano i musiał skupiać się na innym projekcie bo akurat był “pilny” temat. To, że większość spraw “pilnych” wcale nie jest taka pilna to inny temat, ale warto o tym pamiętać.. W każdym razie grafik w efekcie miał mniej czasu na wykonanie naszego głównego priorytetu tego dnia i wszyscy byliśmy sfrustrowani. Klienci potrafili też dzwonić do mojego zespołu w weekendy albo po pracy, co było dla nich dość niewygodne.

 

Po jakimś czasie więc zabroniłam klientom bezpośrednich kontaktów z zespołem. Ale to dalej nie było rozwiązanie, bo mnie z kolei bardzo dużo czasu zabierało ogarnianie tego całego systemu. A klienci jednak czasem potrzebowali bardzo rozmów bezpośrednio z zespołem.

 

Wszystko zmieniło się, kiedy wprowadziliśmy do naszego systemu CRM klientów. Wcześniej ten CRM był tylko dla nas i dla uporządkowania naszych spraw, zbierania materiałów do projektów, przydzielania sobie zadań i monitorowania postępów pracy. Natomiast kiedy weszli tam klienci, znacznie nam to ułatwiło pracę. Zobowiązaliśmy klientów, że wszelkie ustalenia odbywają się nie telefonicznie, nie mailowo, a właśnie przez system CRM. Dzięki temu nie ma sytuacji, że ktoś komuś coś powiedział przez telefon, a ta druga osoba twierdziła, że było całkiem inaczej. Wszystko jest czarno na białym – to nam też pozwala egzekwować pewne rzeczy od klientów np. jeśli spóźniają się z materiałami albo pomijają pewne zapytania. Dodatkowo, klienci nie widzą nazwisk pracowników – widzą tylko np. Ania copywriter albo Paweł Web Developer. Dzięki temu nie będą ich szukać np. na Facebooku i nie będą próbowali na nich wymusić priorytet w ich projekcie.

 

Dokładniej mówiąc, działa to tak, że klient wprowadza do CRMa jakiś wątek np. “Dodanie nowego elementu do strony www” i przypisuje go bezpośrednio do programisty, nie do mnie. Programista dostaje o tym powiadomienie na mailu. Jeśli ma dodatkowe pytanie, kieruje je bezpośrednio do klienta – klient również dostaje powiadomienie mailowe. Programista nie ma obowiązku odpowiadać od razu, może to zrobić w chwili wolnej od innego projektu, który w danym momencie realizuje. Dzięki temu praktycznie projekt prowadzi się sam, bez mojej obecności. Zdarza się, że np. spoglądam do CRMa po paru godzinach i widzę przy kilku projektach komunikaty od programistów “Gotowe” albo klient przesyła mi maila “Pani Moniko, zakończyliśmy projekt z panem programistą, proszę mi wystawić fakturę”.

 

Oczywiście to nie jest tak, że w ogóle nie uczestniczę w projektach. Jestem tam cały czas obecna i w wolnej chwili doglądam co się dzieje, a jeśli trzeba, ingeruję i dodaję do wątku swoją uwagę. Ponadto pilnuję na samym początku czy klient dostarczył wszystkie materiały, sprawdzam też pliki – czy wszystko działa i czy mamy wszystko co trzeba. Potem sprawdzam czy programista lub grafik nie pominął niczego przedstawiając link do wstępnej wersji projektu i ewentualnie wrzucam mu uwagi. Testuję również końcowy projekt wspólnie z klientem i programistą, by wyeliminować wszystkie błędy. Bardzo często też użyczam projektowi swojej kreatywności przygotowując jakieś proste grafiki bądź uzupełniając niektóre treści na stronie. Dbam również o UX.  Jednak zdecydowanie sporo spraw nie wymaga mojej ingerencji i spokojnie mogę w tym czasie robić coś innego. Ma to też inną zaletę – bezpośrednia możliwość przypisania zadania przez klienta do programisty i na odwrót powoduje, że projekty realizowane są dużo, dużo szybciej.

 

Ja wykorzystuję do pracy CRM Plan.io – jest to ładniejsza wersja znanego od lat i często używanego w firmach Redmine’a. Tyle tylko, że Redmine jest bardzo suchy wizualnie i nie posiada wersji responsywnej. A Plan.io ma nawet swoją aplikację, dzięki czemu projekty mogę podglądać na dowolnym urządzeniu np. smartfonie.

 

2. Planowanie postów na FB

 

Przygotowywanie regularnych wpisów na Facebooka pochłaniało mi zawsze dużo czasu i sprawiało, że cały czas miałam to na głowie. Wstawałam rano i myślałam: trzeba zrobić to, tamto.. i napisać coś na Facebooka. I dopiero się zastanawiałam, co to mogłoby być. Przez co trudno mi było skupić się na innych rzeczach bo wydawało mi się nagle, że mam tyyyyle do zrobienia.

 

Tymczasem teraz robię to inaczej. Lepiej jest mi usiąść np. raz w tygodniu i zaplanować posty na cały tydzień. Planuję dokładnie w jaki dzień i o której godzinie ukaże się dany post. Potem tylko czytam komentarze 😉 Służy mi do tego narzędzie Buffer – można tu zaplanować posty m.in. na Facebooka, Twittera czy Instagrama.

 

3. Szukanie klientów przez Brand24

 

O tym napisałam kiedyś obszerniejszego case’a TUTAJ (już na dzień dzisiejszy wartość zleceń przekroczyła kwotę 10.000 zł), ale przypomnę może, że ja nie cierpię telefonowania do obcych firm i proponowania im swoich usług. Zresztą mało kto to lubi i mało kto też lubi odbierać takie telefony 😉 Generalnie cold calling już coraz bardziej odchodzi do historii. Dzisiaj w pozyskiwaniu zleceń liczy się bardziej kreatywność, dobry content na stronie i budowa marki osobistej. Ale też zauważyłam, że często ludzie szukają zleceń poprzez obecność w różnych grupach dyskusyjnych na Facebooku.

 

Brand24 to jest nieco podobny sposób do szukania zleceń na grupach, tyle tylko, że to narzędzie samo wyłapuje zlecenia w mediach społecznościowych (niestety grup jeszcze nie ma) i przesyła Ci zapytania wprost na skrzynkę mailową 🙂 Oczywiście to nie jest tak do końca wszystko różowo – trzeba sobie to najpierw skonfigurować, potestować, a potem jeszcze negocjować z klientami, zanim dojdzie do faktycznej sprzedaży, ale to już bardzo duży krok do przodu, jeśli chcesz pozyskiwać zlecenia szybko i bezboleśnie.

 

Mnie praktycznie wystarczy 10-15 minut dziennie, żeby uzyskać kilku-kilkunastu potencjalnych klientów, z których przeważnie z jednym bądź dwoma mogę dobić targu.

 

4. Szablony ofert

 

Zazwyczaj przy mniejszym zleceniu wykorzystuję prosty szablon maila z krótką informacją o koszcie wykonania zlecenia (oczywiście kwotę wpisuję indywidualnie) i terminie realizacji. Ale jeśli jest to zapytanie o coś bardziej rozbudowanego i jest to duży klient, a ja chcę podejść do tematu na bardzo wysokim poziomie, to wtedy wykorzystuję narzędzie Nusii, o którym pisałam TUTAJ.

 

Jest to fantastyczne narzędzie, które umożliwia mi złożenie profesjonalnej oferty w PDF z gotowych klocków, które sama sobie już kiedyś przygotowałam. Dokładam jedynie rzeczy indywidualne, pod konkretnego klienta (ceny, pomysł, benchmarki itp.), a reszta praktycznie tworzy się automatycznie.

 

Tak więc wystarczy na początku poświęcić nieco więcej czasu, a potem tylko się tworzy ofertę w większości złożoną z gotowych elementów.

 

5. Szablony maili

 

Często zdarza się, że w mailach klienci pytają wciąż o te same rzeczy – jak wygląda współpraca z nami, jaki jest czas realizacji, co wchodzi w skład pracy itp. Mam na to wszystko przygotowane szablony w Dokumentach Google i po prostu wybieram sobie to, co mi akurat pasuje i wklejam do maila, aby nie musieć za każdym razem tego od nowa pisać.

 

6. Artykuły na blogu

 

Mój blog firmowy, który jest przy stronie firmowej, zawiera dużo artykułów, w których są odpowiedzi na najczęściej zadawane przez klientów pytania dotyczące zagadnień marketingowych albo związanych z procesem przygotowania czegoś. Jest to zrobione celowo, abym nie musiała za każdym razem odpowiadać na to samo i pisać długich maili. Dodatkowo, post blogowy umożliwia mi opisanie tematu szerzej i z obrazkami czy podlinkowaniem do filmów – i nie muszę się obawiać, że będzie to za długie bo wiadomo, nikt nie lubi czytać długich maili. Ale podesłanie linku do posta już jest jak najbardziej ok.

 

Napisałam np. tekst Ile kosztuje strona www – gdzie wymieniam, jakie są konkretnie możliwości cenowe i jakie są zalety i wady takiego czy innego rozwiązania. Ten tekst załatwia mi większość zapytań o stronę www 🙂 I jest on na tyle fajnie i merytorycznie przygotowany, że większość klientów, którzy posiadają budżet wymieniony we wpisie, wraca do mnie z tematem.

 

 

Uff to takie najważniejsze rzeczy. Następnym krokiem będzie u mnie prawdopodobnie zautomatyzowanie wycen prostych prac programistycznych, stworzenie usług abonamentowych oraz oddelegowanie części zadań wirtualnej asystentce. Z pewnością napiszę podzielę się z Wami tymi doświadczeniami 🙂

 

 

 

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!