Dlaczego nie warto odbierać telefonów w trakcie pracy?

Do napisania tego postu zainspirował mnie ten artykuł

 

Muszę powiedzieć, że robię to samo i często spotykam się z dziwną reakcją na fakt, że zdarza mi sie często nie odbierać telefonu.. A niestety w mojej pracy, która jest pracą umysłową i wymaga pełnego skupienia, jest to czasem niezbędne. Jeśli prowadzisz firmę w podobny sposób, to może moje rady Ci się przydadzą.

 

Może najpierw wytłumaczę, czym się zajmuję w mojej firmie:

 

• robię kosztorysy – czasem przygotowanie skomplikowanego kosztorysu zajmuje mi kilka godzin, a nawet kilka dni. Zwłaszcza, jeśli dochodzi do tego jakaś rozległa specyfikacja techniczna.
• odpowiadam za wykonanie umów w terminie i zgodnie z ustaleniami, a to znaczy, że zarządzam zadaniami wszystkich osób biorących udział w projektach i muszę przygotowywać dla nich wszelkie materiały, specyfikacje, makiety, wytyczne, a także każdorazowo sprawdzać, czy wszystko jest zrobione zgodnie z założeniami.
• odpowiadam na maile klientów – jako, że pracuję w branży informatycznej, często niektóre zagadnienia są trudne i po pierwsze, wymagają ode mnie weryfikacji u programistów lub innych osób, a po drugie, samo wyjaśnienie niektórych skomplikowanych rzeczy klientom wymaga ode mnie pełnego skupienia przy pisaniu maila, a potem trzykrotnego jego przeczytania przed wysłaniem. Mam taką zasadę, że nie stosuję języka technicznego w rozmowach z klientami – staram się zawsze pisać językiem prostym, zrozumiałym dla totalnego laika.
• przygotowuję umowy – owszem, mam jeden standardowy wzór, wypracowany przez lata, ale jednak przy każdym zleceniu muszę indywidualnie dostosować niektóre zapisy. Czasem też wymaga to konsultacji z prawnikiem
• rozwijam firmę, czyli tworzę ofertę, aktualizuję stronę internetową, profile społecznościowe, dbam o wizerunek, pozyskuję zlecenia, negocjuję itp. Aby robić to efektywnie, muszę to robić codziennie i w przemyślany sposób.
• robię rzeczy kreatywne – takie jak np. przygotowanie makiety UX, napisanie tekstów na stronę, przygotowanie newslettera itp.

 

Jak widać, na mojej głowie jest pełno odpowiedzialnych zadań, które wymagają wiele czasu, a także ostrożności i dokładności. Biorąc pod uwagę, że w pracy staram się, żeby wszystko, co wyjdzie ode mnie, było profesjonalne i terminowe, muszę być dobrze zorganizowana, żeby to wszystko ogarnąć na tip top. A jak wiemy, dobrym sposobem organizacji czasu jest wykluczenie wszelkich “przeszkadzajek”. Dużo się mówi o Facebooku jako wielkim złodzieju czasu, ale w mojej opinii spotkania i telefony też są sporo winne temu, że wiele osób nie wyrabia się ze swoimi terminami. Bo w trakcie robienia jednej rzeczy, pozwalają innym osobom na to, by im przeszkodziły i całkowicie zmieniły plan dnia.

 

I teraz wyobraźmy sobie sytuację następującą: mam kilka godzin na to, by zrobić coś przy jakimś zleceniu. Zabieram się za to, ale co chwilę dzwoni telefon “Pani Moniko.. wysłałam Pani maila, widziała Pani?”, “Pani Moniko, chciałbym zrobić to i to, co Pani myśli?”, “Pani Moniko, czy możemy się dzisiaj spotkać?”. Jeśli miałabym się godzić na to wszystko, czego chcą te osoby, to nigdy nie zdążę zrobić tego, co sobie zaplanowałam. Po drugie, jeśli odbiorę i przez moment skupię się na całkowicie innej sprawie, to potem strasznie ciężko jest wrócić do tego, co robiło się przedtem. Zwłaszcza jeśli były to jakieś kalkulacje, specyfikacje czy inne trudne rzeczy. Wiele jest książek i artykułów o tym, że sam powrót do wcześniejszego zadania zajmuje sporo czasu. Dlatego np. tyle się mówi o tym, by nie przeszkadzać programistom i grafikom w ich pracy. Ten rysunek świetnie to obrazuje! 

 

A już najgorsze są telefony z obcych numerów, które okazują się telefonami sprzedażowymi – zagrywki sprzedawców, żeby tylko zatrzymać osobę po drugiej stronie przy słuchawce, są mocno irytujące. I po takiej solidnej dawce wkurzenia, tym bardziej ciężko wrócić do efektywnego działania 🙂

 

Mój normalny dzień pracy wygląda tak, że najpierw ogarniam sprawy najpilniejsze i robię to od A do Z, tzn. jeśli coś zaczynam to to kończę i nie pozwalam sobie, żeby ktokolwiek mi przeszkodził. Dopiero jak skończę i mam chwilę luzu to mogę oddzwonić na telefony, ale też często wychodzę z założenia, że jeśli ktoś ma bardzo pilną sprawę to zadzwoni kilka razy, a jeśli jest to coś mniej ważnego, napisze maila. Dlatego czasem w ogóle nie oddzwaniam. Nauczyłam się już dawno temu, że sprawy, które wydają się pilne, w 90% wcale pilne nie są i nie ma powodów do paniki, jeśli oddzwoni się następnego dnia albo napisze maila. Chodzi o to, by nie dać sobie nikomu wejść na głowę, bo ludzie mają niestety tendencję do oczekiwania od innych, że natychmiast zrobią to, o co ich proszą.

 

Za to na maile odpowiadam bardzo szybko – staram się zawsze robić to tego samego dnia, a najpóźniej dnia kolejnego. Jeśli czytałeś książkę Tima Ferrisa “4-tygodniowy tydzień pracy”, to wiesz, że w tej książce, zawierającej wiele cennych porad odnośnie organizacji czasu, znajduje się m.in. wskazówka o tym, by pocztę mailową otwierać tylko 2 razy dziennie. Ja robię to częściej, ale tylko wtedy, kiedy robię sobie przerwę od bieżących zadań albo kiedy już je ukończyłam. 

 

Kolejną ważną sprawą, zwłaszcza we współpracy z klientami, jest dla mnie dokumentowanie ustaleń. Jak wiadomo, to co ktoś powiedział przez telefon, jest później trudne do udowodnienia, dlatego staram się, by klienci, z którymi mam coś ustalać, pisali do mnie maile. A niestety w mojej branży (zresztą nie tylko – wszędzie się to zdarza..) słynne jest nie zrozumienie przez klientów specyfiki tej pracy. Klienci mylą pojęcia, nie pamiętają tego, co podpisali na umowie, nie trzymają się ustaleń (np. nie dosyłają materiałów itp.). Szczególnie więc nie odbieram telefonów od osób, które wiem, że są niesłowne i lubią kombinować.

 

To, co napisałam być może brzmi chamsko, ale to też jest kwestia odpowiedniego i grzecznego wytłumaczenia tego klientowi. Mam klientkę, której niestety mocno szwankuje pamięć bo bez przerwy zapomina o czym rozmawiałyśmy i co ustalałyśmy i próbuje mi wmówić, że było inaczej. Dlatego też pewnego dnia uprzedziłam ją, że przestaję odbierać od niej telefony gdyż chcę mieć całą dokumentację naszych ustaleń w korespondencji mailowej. Dzięki temu, kiedy znów próbuje mnie zmanipulować, mogę jej pokazać wcześniejszego maila, w którym jest dowód na to, że ustalono zupełnie coś innego.

 

Co ciekawe, często też nie odbieram telefonów od mojej rodziny i znajomych w czasie pracy bo sprawy pozazawodowe również bardzo mocno rozpraszają. Telefon o godzinie 12-tej, że wieczorem muszę podjechać coś załatwić, potrafi przeszkodzić w skupieniu bo nagle okazuje się, że zaczynam myśleć o tym, co będzie później, a nie o tym, co jest teraz.

Spotykam się z dużym niezrozumieniem tego, czym jest własna działalność. Nie każdy jest niestety w stanie zrozumieć, że jak się ma własną firmę to nie znaczy, że można leżeć do góry brzuchem i plotkować sobie przez telefon. Na szczęście niektórzy powoli uczą się już, by z niektórymi sprawami poczekać do 17-tej. W końcu i tak w czasie pracy nie załatwię prywatnej sprawy, to po co o tym wtedy rozmawiać?

 

 

Tak więc, podsumowując, nie odbieranie telefonu to nie jest jakaś złośliwość czy coś takiego. Jest to po prostu praktyka umożliwiająca zdyscyplinowanie się w pracy i zrobienie dzięki temu bardzo wielu rzeczy w ciągu dnia, a tym samym dotrzymanie terminów zleceń. Z punktu widzenia klienta, taka cecha to ogromna zaleta i korzyść dla niego.

 

Oczywiście szanuję także nowych klientów, którzy chcą mnie poznać przez telefon, zobaczyć jak się rozmawia, rozumiem, że jest to ważne – nie tylko dla nich, ale i dla mnie bo przecież pozyskiwanie nowych klientów to najważniejsza czynność w budowie firmy. I wcale nie jest tak, że w ogóle nie odbieram telefonów. Odbieram, ale w czasie dogodnym dla mnie i tylko wtedy, kiedy nic innego mnie nie rozprasza. Dzięki temu też rozmowa jest też znacznie lepszej jakości bo mając czysty i spokojny umysł, lepiej mi się myśli i jestem bardziej przyjaźnie nastawiona do rozmówcy.

 

 

 

 

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!